差異が大きいものから見ると、見落とすことがある。

予算実績表を差額の大きい順に並べ、上から三件だけ確認する。時間が限られる月末には、合理的な方法に見えます。けれど、それだけだと小さな金額に隠れた変化を見逃すことがあります。

たとえば販売費の差額が20万円、備品費の差額が5万円だったとします。販売費の予算が500万円なら差は4％。備品費の予算が10万円なら差は50％です。金額の影響は前者が大きくても、いつもと違う動きを示すのは後者かもしれません。さらに、5万円の差が毎月続いていれば、単月の20万円とは別の問題を示します。

差異を見る順序は、一つの指標で決めきれません。まず金額で全体への影響を見ます。次に率でその項目にとっての異常さを見る。さらに、前月から続いているか、同じ部門だけに集中しているかを見ます。ここで初めて「先に誰へ何を確認するか」が見えてきます。

ただし、率だけを信じるのも危険です。予算1円に対して実績1万円なら率は極端になりますが、全体への影響は小さい場合があります。金額、率、継続性を並べ、どれを優先するかは目的に合わせて決めます。

見つけた差の記録にも、三つの列を作ると便利です。「影響額」「変化率」「継続している月数」。それぞれは違う危険を知らせます。影響額は全体への大きさ、率はその項目内での変わり方、継続月数は一時的かどうかです。順位を一つに決める前に、この三列を並べて眺めると、上司や担当者と優先順位を相談する材料になります。

優先順位を決めるときは、金額だけでなく、仕事への影響も一言添えます。少額でも毎月同じ費用が上振れし、その費用が来月の予算変更に関わるなら、早めに確認する意味があります。逆に大きな差が一時的な計上時期のずれと分かれば、対応の重さは変わります。表の順位は、確認を始める順番であって、重要度の結論ではありません。

今日のルールは、差額の上位を見た後に、差異率と続き方を一度だけ確認すること。並べ替えの順番が、そのまま重要度とは限りません。

差額と率から確認事項を選ぶ練習は「分析する練習」でできます。

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