XLOOKUPが使えても、照合ができるとは限らない。

請求一覧の横にXLOOKUPで入金額を引いてきた。エラーのない行は「一致」として色を付ける。照合が終わったように見えますが、まだ確認したいことがあります。

検索で値が返るのは、そのキーに一致する行が見つかったということです。取引が一対一で正しく対応した証拠ではありません。同じ請求IDの入金が二行あると、最初の一行だけを拾って二行目を見落とす可能性があります。請求IDの前後に空白がある、顧客IDが違う、入金額が分割されている場合も、検索結果だけでは判断できません。

照合を始める前に、まずキーの意味を確認します。請求IDは一意なのか。分割入金は許されるのか。返金や相殺は別行なのか。次に請求側と入金側の件数を比べ、重複キーを抽出します。その後、請求ごとの入金額を合計し、請求額との差を出します。最後に入金側からも逆に見て、請求一覧に存在しない行を探します。

こうすると結果は「合う／合わない」の二色では終わりません。未入金、金額差、重複、請求なし入金、マスタ未登録など、次に確認する内容へ分けられます。関数はその分類を助ける道具です。

実際の報告では、合わない件数だけを示すより、種類別の件数を添えると次の行動が決まります。「未入金が3件、金額差が2件、請求なし入金が1件」と分かれば、確認先を分けられます。検索式の結果をそのまま提出せず、例外を仕事の言葉に変えるところまで進めたいものです。そこでは、XLOOKUP以外の方法を使っても構いません。

照合が終わったら「一致何件、不一致何件、未対応何件」と件数で締めます。原因の調査が翌日になる行があっても、未対応として残せば、何が完了して何が残ったかが分かります。関数の結果をコピーして値にするだけでは、その時点の例外が見えなくなることがあります。結果の一覧を、人が引き継げる形にしておくことまでが照合です。

今日のルールは、照合式を入れる前に「キーは一対一か」を確認すること。式が動いたかではなく、不一致を説明できるかを完成条件にします。

請求と入金の二つの一覧でこの流れを試したい方には「照合する練習」があります。

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