在庫数を修正するとき、何を残す？記録と引き継ぎの基本

「画面は在庫8個、棚には7個。とりあえず7個に直しておこう」

その前に、変更する根拠と、変更前の状態を残しておきましょう。

数字だけを合わせると、別の担当者が同じ差を再び調整したり、

後から原因を追えなくなったりするおそれがあります。

■ まず、何を数えたかを残す

商品名だけでなく、販売者SKU（商品を管理する番号）、

色・サイズ、商品状態、保管場所を記録します。

たとえば次のように分けます。

・棚A：5個

・棚B：2個

・返品の検品待ち：1個

「合計8個」とだけ書かず、販売できる商品と確認待ちの商品を区別します。注文へ引き当て済みの数や、画面の在庫数が何を意味するかも

確認してください。

現物を数えた時刻と画面を確認した時刻を残し、

その間に注文や出荷がなかったかも調べます。

■ 変更理由は、確認した事実で書く

「棚卸し調整」だけでは、なぜ変更したのかが伝わりません。

「注文番号○○の出荷記録漏れを確認」など、

根拠となる注文や入出庫記録と結び付けて書きましょう。

未確認の原因は推測として分け、確定した事実と混ぜないことが大切です。

■ 記録欄の例

利用中の管理表に合わせて、次の項目を残します。

・確認日時／担当者

・SKU／保管場所／商品状態

・画面上の数／現物数／引当済み数

・差の内容

・確認できた原因／未確認事項

・根拠となる注文・入出庫記録

・変更前後の数／変更した担当者

・更新後の表示／確認時刻／再確認者

注文情報に含まれる個人情報は、

社内で必要な範囲に限定して扱ってください。

■ 未解決のまま対応したら、次の担当と期限も残す

原因が分からず、急いで販売表示を修正する必要がある場合は、

暫定対応であることを記録します。

あわせて、未解決の差、次に調べる担当者、期限を残しましょう。

調査結果が出たら追記し、最初の記録も保存します。

■ 更新後の表示まで確認する

管理表を変更しただけで終わらせず、対象商品を開き直して、

注文引当と販売表示を確認します。

複数の販売先がある場合は、それぞれの表示と更新時刻を確認してください。

最終的な数字と、その数字に変更した根拠が残っていれば、

次の担当者や次回の棚卸しでも確認しやすくなります。

参考資料：

・J-Net21「棚卸しの目的とその重要性について教えてください。」

・中小企業基盤整備機構「在庫管理システム」

参考資料確認日：2026年10月5日

記録欄は運用例です。

特定の在庫管理サービスの機能や操作を前提にしていません。