在庫の数が月末に合わない人へ 入出庫の表を見直す3つの所

棚を数えたら表の数と合わない。

どこでずれたのか分からず最後は表の数を棚に合わせて書き直す。

在庫の表でよくある困りごとです。

ずれの原因は数え方より「表の作り」にあることが多いです。見直す所を3つ書きます。

■ 1. 今の在庫を手で書き換えていないか

一番多いのがこれです。

入ったら足して出たら引いて今の在庫のマスを毎回手で直す。この形だと1回書き忘れただけでどこでずれたか追えなくなります。

今の在庫は手で書かずに記録から計算させます。

入出庫の記録を別のシートに1件1行で残します。A列に日付・B列に品目のコード・C列に「入庫」か「出庫」・D列に数です。

在庫一覧のシートでは A列にコード・C列に発注の目安・D列に初めの在庫を置きます。E列の今の在庫に次の式を入れます。

=D2+SUMIFS(入出庫!$D:$D,入出庫!$B:$B,A2,入出庫!$C:$C,"入庫")-SUMIFS(入出庫!$D:$D,入出庫!$B:$B,A2,入出庫!$C:$C,"出庫")

こうしておけばずれたときに記録を日付順に見直せます。

■ 2. 入れ方が人や日によって違っていないか

「入庫」と「入荷」。全角の「A-01」と半角の「A-01」。

人の目には同じでも Excel は別の物として数えます。上の式で数えもれが出る原因になります。

入庫・出庫の欄と品目のコードの欄は「データの入力規則」でリストから選ぶ形にします。

手で打たせないだけで、書きまちがいはほとんど無くなります。

■ 3. 少なくなったことに気づける形か

数が合っていても切れてから気づくのでは困りますよね。

在庫一覧を選んで「条件付き書式」→「数式を使用して…」で次の式を入れて赤い色を決めます。

=$E2<$C2

今の在庫が発注の目安を下回った行だけ赤くなります。

F列に =IF(E2<C2,"発注する","") と入れておけば印刷しても分かります。

■ 棚と表を照らす日を決める

表をきちんと作っても、割れた・数えまちがえたといったずれは出ます。

月に1回など日を決めて棚を数えます。差があれば「調整」として記録に1行足します。

今の在庫を書き換えるのではなく記録を足す。こうするといつ・いくつずれたかが表に残ります。

表の作りを変えるのは最初だけ手間がかかります。

でも月末に数が合わない原因を探す時間は、そこで終わりにできます。

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