受注データの「表記ゆれ」を整える5つの方法｜Excelの関数と機能でできること

「同じ取引先なのに、集計すると別々の行に分かれてしまう」

「VLOOKUPで探しても、なぜか見つからない」

「請求書の宛名が、月によって（株）だったり株式会社だったりする」

受注データや顧客リストを扱っていると、こんな困りごとが出てきます。

原因の多くは「表記ゆれ」です。

表記ゆれとは、同じものなのに書き方がそろっていない状態のことです。

人の目には同じに見えても、Excelは1文字でも違えば「別のデータ」として扱います。

この記事では、表記ゆれを見つけて整える方法を、Excelの関数と機能だけでできる範囲でまとめます。

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■ よくある表記ゆれのパターン

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まずは、どんなゆれが起きやすいかを知っておくと、探すときに迷いません。

・スペース：「山田 太郎」「山田　太郎」「山田太郎」、文字の後ろに見えないスペース

・全角と半角：「ABC-123」と「ＡＢＣ－１２３」、「03-1234-5678」と「０３－１２３４－５６７８」

・会社名の書き方：「株式会社サンプル」「(株)サンプル」「（株）サンプル」「サンプル」

・大文字と小文字：「abc」「ABC」

・記号のあるなし：電話番号や郵便番号のハイフン

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■ 表記ゆれを整える5つの方法

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■ 方法1：スペースをそろえる（SUBSTITUTE関数＋TRIM関数）

いちばん多く、いちばん気づきにくいのがスペースです。

TRIM関数は、文字の前後の余分なスペースを消し、単語の間に続いているスペースを1つにまとめます。

ただ、全角スペースと半角スペースが混ざっていると、うまく整わないことがあります。

そこで、先にSUBSTITUTE関数で全角スペースを半角スペースに置き換えてから、TRIM関数をかけるのが確実です。

　=TRIM(SUBSTITUTE(A2,"　"," "))

※2つ目の引数の中は全角スペース、3つ目は半角スペースです。

名前の間のスペースも一切いらない場合は、

　=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,"　","")," ","")

のように、スペースそのものを消してしまう方法もあります。

■ 方法2：全角と半角をそろえる（ASC関数・JIS関数）

ASC関数は全角の英数字・記号を半角に、JIS関数は半角を全角に変換します。

型番、電話番号、郵便番号などの列は、ASC関数で半角にそろえておくと、検索や照合がしやすくなります。

　=ASC(A2)

【注意】ASC関数は、全角のカタカナも半角カタカナ（ｻﾝﾌﾟﾙ）に変えてしまいます。

会社名や氏名など、カタカナを含む列にそのまま使うのは避け、英数字だけの列に使うのが安全です。

■ 方法3：会社名の書き方をそろえる（置換表をつくる）

「(株)」「（株）」「㈱」を「株式会社」に、のように、よくある書き方を一覧にした「置換表」を作っておくと、毎回迷わずにすみます。

少ない件数なら、Excelの「置換」（Ctrl＋H）で1つずつ置き換えるのが手軽です。

決まったパターンを毎回直すなら、SUBSTITUTE関数を重ねる方法もあります。

　=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,"(株)","株式会社"),"（株）","株式会社")

ポイントは、半角カッコと全角カッコを別々に指定することです。どちらか片方だけだと、もう片方が残ります。

■ 方法4：ゆれを「見つける」（並べ替え・フィルター・COUNTIF関数）

直す前に、どこがゆれているかを見つける必要があります。

・取引先名の列で並べ替えると、似た名前が隣に並ぶので、違いに気づきやすくなります

・フィルターのボタンを押すと、その列に入っている値が一覧で表示されるので、似た名前を見比べられます

・COUNTIF関数で、同じ名前が何件あるかを数えられます。本来もっと多いはずの取引先が1件だけになっていたら、ゆれを疑うサインです

　=COUNTIF(A:A,A2)

■ 方法5：入力の段階で防ぐ（データの入力規則）

いちばん効くのは、そもそもゆれを生まないことです。

「データ」タブの「データの入力規則」で「リスト」を選び、取引先の一覧を元の値に指定すると、セルにプルダウンが表示され、一覧から選んで入力できるようになります。

手で打つ機会が減るので、新しく入るデータのゆれを抑えられます。

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■ 作業するときのコツ

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・元のデータは消さずに残し、関数は隣の列で使う（間違えても戻せるように）

・整え終わったら、「値の貼り付け」で関数を文字に変えてから使う

・直したルール（置換表など）はメモに残しておき、次の月も同じルールで直す

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■ 手作業・関数・仕組み化、どれを選ぶ？

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・件数が少なく、たまにしか発生しない → 「置換」や手直しで十分です

・毎月同じ形式のデータを扱う → 関数を入れた「整える用のシート」を1つ作っておくと、貼り付けるだけで整います

・データが多い、ファイルが複数ある、整えた後に請求書づくりまで続く → 一連の流れを仕組みにしてしまう方法も選択肢になります

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■ それでも毎月の作業が手間なら

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■ まとめ

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・表記ゆれは「スペース」「全角・半角」「会社名の書き方」が代表的

・スペースは SUBSTITUTE＋TRIM、英数字は ASC でそろえる（カタカナには注意）

・会社名は置換表を作って、同じルールで直す

・並べ替え・フィルター・COUNTIF でゆれを見つける

・入力規則のプルダウンで、新しいゆれを防ぐ

まずは、いちばん困っている1列（取引先名など）を並べ替えて、どんなゆれがあるかを眺めるところから始めてみてください。