問い合わせ返信が遅い・長いを解決｜訪問サービス向けChatGPTテンプレ

訪問サービスの問い合わせでは、「料金はいくらですか」「いつ空いていますか」「この状態でも対応できますか」など、複数の質問が一度に届くことがあります。

急いで返信すると質問への答えが抜け、丁寧に書こうとすると文章が長くなる。そこで役立つのが、ChatGPTに「返信文」だけでなく「確認すべき項目」まで整理させる方法です。

問い合わせ返信で先に整理する5項目

1．お客様が質問していること

2．現時点で回答できること

3．まだ確認が必要なこと

4．料金・日時の条件

5．次にお客様へお願いすること

この順番で情報を渡すと、返信の抜け漏れを減らせます。

そのまま使えるChatGPTテンプレ

以下をコピーし、［ ］の中だけ置き換えてください。

---

以下のお客様からの問い合わせに返信してください。

サービス内容：［ ］

お客様からの問い合わせ：［原文を貼る］

現時点で回答できること：［ ］

追加で確認したいこと：［ ］

料金：［確定金額／目安／現地確認後など］

対応可能な日時：［ ］

返信方法：［LINE／SMS／メールなど］

条件：

・お客様の質問を一つずつ確認して回答する

・確定していない内容を断定しない

・料金に条件がある場合は省略しない

・次に何を返信してほしいか明確にする

・営業感の強い表現を避ける

・200字以内で、やさしい言葉を使う

---

入力例

サービス内容：家庭用エアコン清掃

お客様からの問い合わせ：リビングのエアコンをお願いしたいです。料金と今週の空きを教えてください。犬がいますが大丈夫ですか？

回答できること：通常タイプは税込9,900円。ペットがいても対応可能

追加で確認したいこと：お掃除機能の有無、駐車場所

対応可能な日時：木曜13時、土曜10時

完成文の例

「お問い合わせありがとうございます。通常タイプのエアコン清掃は1台9,900円（税込）で、犬がいるご家庭も対応可能です。今週は木曜13時または土曜10時に伺えます。正確な料金確認のため、お掃除機能の有無と駐車場所を教えていただけますでしょうか。」

送信前の確認

・質問すべてに答えているか

・税込／税別が分かるか

・確定事項と未確定事項が混ざっていないか

・日時に年・月・曜日の間違いがないか

・個人情報をChatGPTへ必要以上に入力していないか

ChatGPTは下書きを作る道具です。料金、日時、対応範囲は必ず人が確認してから送信してください。

出品中の「訪問サービス業向けChatGPT接客テンプレ40選＋現場管理Excel」には、問い合わせ、見積、追加料金、作業完了報告、クレーム対応などのテンプレートと管理表をまとめています。