退職後、会社から書類が届かないときに最初に整理すること

退職後は、会社から必要な書類がまとめて届くものだと思っていましたが、実際には書類によって届く時期が違うことがあります。

待っているうちに、

「このまま待っていてよいのだろうか」

「会社には、どのように確認すればよいのだろう」

と不安になることもあります。

そのようなときは、すぐに何度も連絡するのではなく、まず「届いた書類」と「まだ届いていない書類」を分けて整理すると、会社にも状況を伝えやすくなります。

1．届いていない書類の名前を確認する

最初に、「会社から書類が届かない」とまとめて考えず、何が届いていないのかを一つずつ書き出します。

退職後に確認する書類には、例えば次のようなものがあります。

・離職票－1・離職票－2

・雇用保険被保険者証

・給与所得の源泉徴収票

・健康保険の資格喪失日を確認できる書類

・退職証明書

ただし、全員がすべての書類を必要とするわけではありません。また、自動的に送られるもの、本人から希望を伝えるもの、会社以外の機関で確認できるものがあります。

書類名がはっきりしない場合は、手続きをする窓口へ、

「○○の手続きには、会社から受け取る書類が何か必要ですか」

と先に確認しておくと、会社へ依頼する書類を間違えにくくなります。

2．郵送先と受け取り方法を確認する

次に、会社へ連絡する前に、次の点を確認します。

・会社へ届けている住所は現在の住所か

・郵便物の転送手続きをしているか

・書類が郵送ではなく、メールや社内システムへ届いていないか

・会社から「後日送付」と案内された書類は何か

・すでに届いた封筒の中に同封されていないか

書類によって別々に発送されることもあるため、「何も届いていない」のか、「一部だけ届いていない」のかも分けておきます。

3．記録が残る方法で会社へ確認する

会社へ確認するときは、電話だけでなく、メールや問い合わせフォームなど、後から内容を見返せる方法があると安心です。

連絡文は、長く書かなくても大丈夫です。例えば、次のように伝えます。

【件名】退職後の書類送付状況について

株式会社○○

人事・総務ご担当者様

お世話になっております。

○年○月○日付で退職した○○です。

次の書類が現在手元に届いていないため、発行または発送状況を確認させてください。

・○○○○

・○○○○

送付予定日と送付方法を教えていただけますでしょうか。

登録している住所は「〒○○○－○○○○　○○県○○市……」です。

すでに発送済みの場合は、発送日もお知らせいただけると助かります。

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

手続きの期限が近い場合は、

「○月○日に○○の手続きで必要なため、可能であれば○月○日までにご返信いただけると助かります」

という一文を加えます。

4．連絡した内容と次の確認日を記録する

会社へ連絡したあとは、送信して終わりにせず、次の内容を残しておきます。

・連絡した日

・連絡方法

・連絡した部署または担当者

・会社からの回答

・発送予定日

・次に確認する日

例えば、会社から「来週発送します」と回答があった場合は、「来週」とだけ書かず、具体的な日付を確認できると、その後の判断がしやすくなります。

回答がなかった場合も、「○月○日にメール送信、○月○日時点で回答なし」と記録しておくと、次に会社や公的窓口へ説明しやすくなります。

5．会社への確認だけで進まないときは、書類ごとの窓口へ相談する

会社へ依頼しても書類が届かない場合は、書類ごとに相談先が異なります。

・離職票は、会社へ交付希望を伝えても届かない場合、住んでいる地域を管轄するハローワークへ相談します

・給与所得の源泉徴収票は、会社へ発行を依頼した記録を残し、交付期限を過ぎても届かない場合は税務署へ相談できます

・健康保険の資格喪失を確認する書類は、会社だけでなく、加入していた健康保険や年金事務所へ確認できる場合があります

・退職証明書は、必要な事項を明確にして会社へ交付を依頼します

・相談するときは、退職日、会社へ依頼した日、会社からの回答、必要としている書類名を伝えられるようにしておきます。

窓口によって必要な持ち物や対応方法が異なるため、出向く前に電話や公式サイトで確認しておくと安心です。

退職後に書類が届かないと、不安からすべてを同時に進めたくなることがあります。

まずは、

「届いていない書類の名前」

「会社へ依頼した日」

「会社からの回答」

「次に確認する日」

の4つを整理するだけでも、次に何をすればよいか見えやすくなります。

今回、会社から受け取る書類、健康保険、年金、失業給付、家計、窓口相談の記録などを、A4用紙へ書き込みながら整理できる「退職後30日チェックリスト｜ライト版」を作成しました。

退職後の手続きを、自分のペースで一つずつ整理したい方は、商品ページもご覧ください。

「退職後30日チェックリスト｜ライト版」の商品ページはこちら

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmsv9oaob0b06ca0he6910ukv

※会社から交付される書類、発行時期、必要な手続き、相談先は、退職理由、加入状況、勤務先、利用する制度などによって異なります。この記事は、書類や連絡内容を整理する方法を紹介するもので、制度の該当可否や会社の対応を判断するものではありません。最終的な内容は、会社、公的窓口または専門機関へご確認ください。