会議前に作り直す集計表から、数字を貼るだけのKPI画面へ

毎週の会議前に、Excelを開いて数字を探し、合計を計算し、グラフを作り直す。

会議資料が完成した時点では数字は正しくても、翌週には同じ準備が必要です。さらに、担当者ごとに集計方法が違うと、「この数字は何を含むのか」という確認から会議が始まります。

ここでは、架空の店舗売上データを例に、通常の集計表がKPIダッシュボードへ変わる前後を紹介します。実在するお客様の成果や売上ではありません。

【Before｜数字はあるが、判断まで遠い表】

・売上、問い合わせ、契約数が別々の場所にある

・前月比や目標差を毎回手計算している

・グラフの参照範囲を更新し忘れる

・「契約率」の分母が人によって違う

・会議で見せる数字を探すところから始まる

この表で困るのは、データ不足ではありません。数字が「入力」「計算」「判断」に分かれておらず、見るたびに頭の中で組み直す必要があることです。

【依頼後｜入力表、定義、見る画面を分ける】

まず、元データを1つの入力表へそろえます。次に、KPIごとに計算式、意味、目標値、比較期間を決めます。最後に、会議で本当に見る数字だけを1画面へ配置します。

基本構成では、KPIカード5個、比較・推移・構成などのグラフ3個、目標差や前期差の色判定、元データ入力シート、KPI定義表、更新手順をまとめます。

【After｜貼る場所と、見る場所が分かれた画面】

・元データは決まった表へ追加する

・重要数字は1画面で確認できる

・目標との差や前期との差を色で把握できる

・グラフが同じ定義で更新される

・会議中に数字の意味を確認できる

便利になるポイントは、グラフが増えることではありません。会議準備の流れが「探す・計算する・作り直す」から「貼る・確認する」へ変わることです。実際にどこまで自動更新できるかは元データの形によりますが、入力場所と判断画面を分けるだけでも、更新手順を共有しやすくなります。

売上、問い合わせ、採用、SNS、在庫、進捗など、1つのデータ表から見たい数字を整理したい場合は、購入前に列見本や架空化したサンプルを添えて相談できます。

対応範囲はこちらです。

https://coconala.com/services/4351944

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