文字だらけの5枚が、会議で説明しやすい5枚に変わるまで

資料の内容は間違っていない。それでも「結局、何が言いたいの？」と聞かれる。

この原因は、デザインが派手でないことよりも、1枚の中で主張の優先順位が決まっていないことにあります。文章、数字、補足、結論が同じ強さで並ぶと、見る人は最初にどこを読めばよいか判断できません。

ここでは、架空の営業報告資料5枚を例に、ブラッシュアップ前後の違いを紹介します。実在する企業やお客様の事例ではありません。

【Before｜説明者が全部読まないと伝わらない資料】

・タイトルが「今月の状況」など抽象的

・1枚に複数の主張があり、結論が最後まで出てこない

・本文、注記、数字の文字サイズがほぼ同じ

・色がページごとに変わり、何を強調したいか分からない

・余白と整列がそろわず、内容以上に複雑に見える

この状態では、会議のたびに「このページは何を説明する資料だったか」を思い出し、長い文章を読み上げる必要があります。受け手も、話を聞きながらスライド内の結論を探すことになります。

【依頼後｜情報を減らすのではなく、順番を決める】

最初に、各ページで相手に持ち帰ってほしい内容を1つに絞ります。そのうえで、見出しを結論型へ変え、根拠となる数字、比較、補足を順番に配置します。

たとえば「今月の状況」という見出しなら、「来店前の検索で、候補から外れている」のように、ページの意味が一文で分かる形へ直します。数字は本文の中へ埋めず、大きさと余白で視線の入口を作ります。

【After｜ページを開いた瞬間に、話す順番が分かる資料】

・1枚1メッセージで、見出しだけでも流れが追える

・重要数字と比較対象が先に目に入る

・色、文字サイズ、余白、図形のルールが統一される

・説明者は文章を読むのではなく、根拠を補足できる

・次回資料にも使える改善ルールが残る

納品は編集可能なPowerPointと確認用PDF。さらに、どこをなぜ変えたかを短い改善方針メモとして残します。便利になるのは、見栄えだけではありません。会議前に説明順を組み立て直す負担が減り、受け手と同じ順序でページを見られるようになります。

既存の営業資料、社内報告、提案書など、まず5枚だけ整えたい場合は、購入前に元資料を添えて範囲を確認できます。

対応範囲はこちらです。

https://coconala.com/services/4352532

#PowerPoint #資料改善 #プレゼン資料