PDF見積書、転記だけでは終わらない

PDFでもらった見積書を、自社のExcelへ転記する。

明細が多かったり、複数ページあったりすると、それだけでもかなり手間がかかります。

CLONE BORNは、そのPDF見積書の明細を読み取り、自社用のExcel見積書へ移すために作っているツールです。

以前、自分では3時間ほど手作業でコピペしていた7枚のPDF見積りを、手元の確認では26.8秒でExcelへ移せたことがありました。

ただ、今回の開発で分かったのは、転記できれば終わりではないということでした。

■ 値引きの位置が見積書によって違った

ある見積書では、端数調整をしたあとに消費税を計算していました。

別の見積書では、税抜金額と消費税を計算してから、最後に調整値引きを入れていました。

最初の方式に合わせると、もう一方の最終金額が合わなくなります。

逆へ直すと、今度は最初の見積書が崩れました。

■ 帳票ごとの例外を増やすのをやめた

そこで、特定の見積書だけに合わせた処理を増やすのではなく、明細合計・調整額・税抜合計・消費税・最終合計の関係を見る方向へ変更しました。

通常の計算なのか、税引前の調整なのか、最後に入る調整なのかを数字の関係から判断する考え方です。

数字が合わない場合に、ツール側で勝手に帳尻を合わせる処理は入れないことにしました。

■ 複数ページでは別の問題も出た

複数ページの見積書では、ページの最後に工種名だけ残り、明細が次ページへ送られることがありました。

工種をまとまりとして扱い、次ページへ送った方が自然な場合は途中から始めない方向へ見直しています。

また、詳細ページの工種名は見出しなので、不要な数量や単位を付けない形へ修正しました。

■ 見た目は触れば触るほど難しかった

罫線や印刷範囲も調整しました。

ところが、一つの線を直しただけで別の部分とのバランスがおかしくなったり、見切れを直したつもりで余計な範囲まで印刷されたりしました。

細かな改善を続ければ、いくらでも変更点は出てきます。

そこで今回は、便利さを増やし続けるより、安定している構成を壊さないことを優先しました。

■ 今後は違う形式で確認する

複数のサンプル見積書では、明細や金額、値引き、消費税、最終金額などを確認しました。

税引前に調整する見積書と、最後に調整する見積書については、それぞれ元の金額と一致することを確認しています。

一方、最新の複数ページ用の印刷範囲と工種見出しについては、利用環境での最終確認が残っています。

ここからは新しい機能を増やすより、異なる形式の見積書を通しながら、変換結果を確認していく予定です。