Excel業務を自動化する前に整理したい3つのこと

毎月の集計や転記に時間がかかると、「すぐにマクロを作ろう」と考えがちです。ですが、先に作業を整理しておくと、関数・Power Query・VBA・Accessのどれを使うべきか判断しやすくなります。

1．作業の開始点と終了点を決める

「届いたCSVを開く」から「集計表を担当者へ渡す」までなど、どこからどこまでを改善したいのかを書き出します。途中の手作業も順番に並べると、時間がかかっている工程が見つかります。

2．人が判断している部分を分ける

入力・転記・集計は自動化しやすい一方、商品名の修正や例外処理など、人の判断が必要な作業もあります。すべてを自動化しようとせず、機械に任せる部分と確認する部分を分けることが大切です。

3．完成形の見本を用意する

現在のファイルだけでなく、「最終的にこの形にしたい」という見本があると、改善方法を具体的に検討できます。列名、並び順、集計単位、更新頻度も決めておくとスムーズです。

小規模な改善なら、関数やPower Queryだけで十分な場合があります。複雑な処理ではVBA、複数のデータを継続管理する場合はAccessが向くこともあります。

合同会社ウェルフェアでは、現在の作業手順とサンプルを確認し、無理のない改善方法をご提案しています。何から整理すればよいか分からない段階でも、ココナラのExcel・Access業務改善サービスからご相談いただけます。