スプレッドシートの自動化を外注する前に、決めておくと安く早く終わる3つのこと

「この作業、自動化できますか」というご相談をいただくとき、最初の返事が「できます」ではなく「まず3つ教えてください」になることがあります。意地悪をしているわけではありません。この3つが決まっていないと、見積りが倍ちがってしまうからです。逆に決まっていれば、その場で金額と期間が出せます。外注する前にご自身で決めておくと、安く早く終わります。
1. 今のファイルを「そのまま使う」か「作り直してよい」か
いちばん金額が動くのがここです。今お使いのシートは、たいてい何年もかけて育っています。列が増え、色がつき、印刷の位置が調整され、誰かが入れた関数が残っています。この見た目と運用をそのまま残すなら、既存の構造に合わせて作ることになります。安全ですが、その分だけ手間がかかります。一方、中身が同じなら作り直してよいなら、素直な形で組めるので早く終わります。どちらが正解ということはありません。ただ、「なんとなく今のまま」で始めると、後から「やっぱりこの列は動かせない」が出てきて、作り直しになります。先に決めておいてください。これだけで見積りが変わります。
2. 例外を、先に3つ書き出す
自動化がつまずくのは、普通のケースではなく例外です。請求書なら、たとえばこういうものです。・締め日が取引先ごとに違う・端数を切り捨てる先と、切り上げる先がある・月に1件だけ、手書きの明細が混ざる「毎月必ず起きるわけではないが、起きたら困ること」を3つ書き出してみてください。だいたい、そこに本当の要件が入っています。先に分かっていれば設計に織り込めます。後から出てくると、作り直しになります。
3. 完成したあと、誰がボタンを押すか
作って渡して終わり、にはできません。毎月動かすのは、その現場の方です。パソコンに詳しい方が押すのか、詳しくない方でも押せる必要があるのか。ここが違うと、作るものが変わります。後者なら、押す場所を1か所に絞り、間違えたときに止まる仕組みを入れます。そのぶん手間はかかりますが、入れないと結局使われなくなります。
実際にどのくらい短くなるのか
手元で試した例です。売上一覧から取引先ごとの請求書PDFを作る仕組みを組み、架空の売上データ6件から、約20秒で6枚のPDFが出力されました。小計・消費税・合計が手計算と一致することも確認しています。これはご依頼を受けて納品したものではなく、自分で作ったサンプルです。ただ、「本当に動くのか」は現物でご確認いただけます。
まとめ
・今のファイルを残すか、作り直してよいか・起きたら困る例外を3つ・完成後に誰がボタンを押すかこの3つが決まっていれば、見積りはその場で出せます。決まっていなくても構いません。一緒に決めるところからで大丈夫です。「これって自動化できますか」だけでもご相談ください。できない場合は、その理由をお伝えします。