「動いているように見えて数字が静かにずれる」自動化を避けるために、作る前に決めておく3つのこと

スプレッドシートやCSVの集計をGASで自動化するご相談で、いちばん多いトラブルは「動かない」ではありません。

「動いているように見えて、数字が静かにずれている」ことです。

エラーが出れば気づけます。止まれば気づけます。

怖いのは、毎朝ちゃんとSlackに日報が届いていて、3か月後に「先月の売上、なんか合わなくない?」と誰かが言い出すパターンです。

このずれは、実装の腕よりも「作る前に決めておいたかどうか」でほぼ決まります。

これまでの経験から、先に決めておくべきことは3つに絞れます。

■ 1. 同じデータが2回届いたら、どうするか

取引先が「さっきのCSV、間違えたので送り直します」と再送してくる。

モールの管理画面から同じ期間を2回ダウンロードしてしまう。

これは必ず起きます。

決めていないと、2回分が素直に足し算されて売上が2倍になります。

「注文番号が同じ行は取り込まない」「同じファイル名は無視する」のどちらにするかを、最初に決めておく必要があります。

どちらが正しいかは業務によって違うので、ここは作る側が勝手に決めてはいけない部分です。

■ 2. 列が増えたり、順番が変わったりしたら、どうするか

基幹システムの更新や取引先の都合で、CSVの列は必ずいつか変わります。

「左から3番目が金額」という作り方をしていると、列が1つ増えた瞬間に「数量」を「金額」として集計し始めます。

しかもエラーにはなりません。数字が入っているので。

「列の名前で探す」作りにしておくこと、そして「見たことがない列名が来たら止めて通知する」ことを最初に入れておくと、この事故は防げます。

■ 3. 読めなかった行を、どうするか

文字化けした行、金額欄が空欄の行、引用符の中に改行が入っている行。

こういう行を「読めなかったので飛ばす」作りにすると、集計から静かに消えます。

飛ばした事実がどこにも残らないのが問題です。

「読めなかった行は別シートに残して件数を出す」だけで、

「今日は3行読めていません」と人が気づけるようになります。

■ まとめ

・重複はどう扱うか

・列が変わったらどうするか

・読めなかった行はどこに残すか

この3つは、実装が始まってから聞かれても答えにくいものです。

逆に言えば、この3つを先に決めてから作れば、集計の自動化はかなり安全に運用できます。

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