PowerPointを整える前に、原稿で直したい3つ

PowerPointが読みにくいと、色や図形を変えたくなります。ですが、見た目を触る前に原稿を少し直すだけで、かなり読みやすくなることがあります。

最初に確認したいのは、1枚の中に結論がいくつあるかです。

たとえば「今月の結果」「原因」「来月の施策」を1枚へ詰めると、読む側はどこを見ればよいか迷います。まずは、そのスライドで相手に覚えてほしいことを1つだけ決めます。残りは補足へ回すか、次のページへ分けます。

次は、見出しが単なる分類名になっていないかです。

「売上」「課題」「今後」という見出しだけでは、内容を読まないと意味が分かりません。「売上は前月比12％増」「問い合わせ後の離脱が課題」「来月は入力項目を3つ減らす」のように、見出しだけで要点が伝わる形にします。会議中に細かい本文を追えない人にも、話の筋が残ります。

3つ目は、文章の形がそろっているかです。

同じページで「名詞だけの箇条書き」「長い説明文」「体言止め」が混ざると、内容以上に散らかって見えます。箇条書きは「現状→理由→対応」など順番を決め、文末もできるだけそろえます。数字には比較対象を添え、「20件」ではなく「前月12件→今月20件」と書くと意味が伝わります。

公開・提出前には、次の3点だけ見直してみてください。

・この1枚の結論は1つか

・見出しだけで内容が分かるか

・数字に比較対象があるか

デザインは、その後です。原稿が整理されていないまま装飾を増やすと、きれいなのに読みにくい資料になりがちです。逆に、原稿の順番が整えば、色は2〜3色でも十分に伝わります。

「内容は決まっているけれど、どこを削り、どう並べればよいか分からない」という場合は、出品中のPowerPointブラッシュアップサービスで、既存資料5枚までの整理に対応しています。元の意図を変えず、見出し・余白・情報の順番を整えます。