業務用アプリを依頼する前に整理したい7つのこと

業務用アプリを作りたいと思っても

何を伝えればよいか分からない

必要な機能がまだ決まっていない

完成後の画面を想像できない

ということは珍しくありません

最初から完璧な仕様書を用意する必要はありません

ただし

現在の業務や困っていることを少し整理しておくと

見積りが正確になる

制作期間を短くできる

完成後の認識違いを減らせる

といったメリットがあります

今回は

業務用Windowsアプリを依頼する前に整理しておきたい7つのことを紹介します

1　アプリを作る目的を明確にする

最初に整理したいのは

どのようなアプリを作るかではなく

「何を改善したいのか」です

たとえば

顧客情報を探す時間を減らしたい

手書きの日報をパソコンで管理したい

在庫数の確認ミスを減らしたい

独自の計算を毎回手作業で行いたくない

複数のExcelへ同じ内容を入力する作業を減らしたい

というように

現在困っていることを書き出します

目的が明確になると

必要な機能と不要な機能を分けやすくなります

「顧客管理アプリが欲しい」よりも

「顧客名から過去の対応履歴をすぐに探したい」

と伝えた方が

必要な画面や検索機能を具体的に考えられます

2　現在の作業手順を整理する

次に

今どのように作業しているかを順番に整理します

たとえば

1　依頼内容を紙に記入する

2　Excelへ転記する

3　担当者ごとに振り分ける

4　作業後に完了日を入力する

5　月末に件数を集計する

という形です

細かい説明でなくても問題ありません

誰が

いつ

何を入力し

どのように確認し

最後に何を作るのか

が分かれば

アプリへ置き換えられる部分を判断できます

現在使っている紙

Excel

CSV

入力フォームなどがあれば

ダミーデータへ変更して共有するとスムーズです

3　必要な画面をイメージする

業務用アプリでは

どのような画面が必要かも重要です

よく使われる画面には

データを登録する画面

登録内容を一覧で見る画面

キーワードで検索する画面

内容を編集する画面

集計結果を確認する画面

設定を変更する画面

などがあります

最初からきれいな画面案を作る必要はありません

紙に四角を書き

ここに名前を入力

ここに保存ボタン

ここに一覧を表示

と書いた簡単なイメージでも十分です

画面が増えるほど

制作する機能や確認項目も増えます

最初は本当に必要な画面だけに絞り

運用後に追加する方法もあります

4　必要な機能を洗い出す

次に

アプリで行いたい操作を整理します

たとえば顧客管理なら

新しい顧客を登録する

顧客情報を編集する

名前や電話番号で検索する

対応履歴を追加する

一覧をCSVへ出力する

といった機能が考えられます

機能は

「必ず必要」

「あれば便利」

「将来的に欲しい」

の3つに分けると整理しやすくなります

すべてを最初から入れると

料金や制作期間が大きくなることがあります

まず必要な機能だけで運用を始め

実際に使ってから追加する方が

無駄の少ないアプリになることもあります

5　扱うデータを整理する

アプリで登録や保存を行う場合は

どのような情報を扱うかを確認します

顧客管理なら

顧客番号

会社名

担当者名

電話番号

メールアドレス

登録日

対応内容

備考

などです

あわせて

必ず入力する項目

入力しなくてもよい項目

重複してはいけない項目

後から変更できる項目

削除できる項目

も決めておくと

入力画面や保存方法を設計しやすくなります

個人情報や機密情報を扱う場合は

実際のデータを送る必要はありません

列名と数件分のダミーデータがあれば

構成を確認できます

6　出力や外部ファイルの利用を確認する

アプリ内で見るだけでなく

CSVへ出力したい

Excel帳票を作りたい

印刷したい

PDFで保存したい

という場合は

事前に伝えておく必要があります

確認しておきたい内容は

出力するファイル形式

出力する項目

ファイル名のルール

保存先

指定された帳票の有無

CSVやExcelの読み込みが必要か

などです

指定された見積書や請求書へ出力する場合は

元のExcelファイルや完成見本があると確認しやすくなります

外部サービスとの連携や

Webサイトへの自動ログインが必要な場合は

通常のローカルアプリとは構成が変わります

相談時に早めに伝えておくことが大切です

7　利用環境と希望納期を確認する

最後に

アプリを使う環境を整理します

Windowsのバージョン

使用するパソコンの台数

利用する人数

会社支給パソコンか個人パソコンか

アプリの実行制限があるか

Excelがインストールされているか

インターネットなしで使う必要があるか

特に

1人で使うのか

複数人で同時に使うのか

によって

必要な仕組みが大きく変わります

ローカル環境で1人が使う小規模アプリと

複数人が同じデータを共有するシステムでは

制作方法も料金も異なります

希望納期がある場合は

いつまでに完成させたいか

テスト確認に何日使えるか

業務で使い始めたい日はいつか

も共有します

最初からすべて決まっていなくても大丈夫です

業務用アプリを依頼する前に整理したいのは

1　作る目的

2　現在の作業手順

3　必要な画面

4　必要な機能

5　扱うデータ

6　出力や外部ファイル

7　利用環境と希望納期

の7つです

すべてを完璧に決める必要はありません

現在の作業内容や困っていることが分かれば

相談しながら必要な機能を整理できます

大切なのは

機能をたくさん入れることではなく

現在の業務をどのように楽にしたいかを明確にすることです

私は現在

Windows 64bit環境で動く小規模な業務アプリを制作しています

顧客情報の登録や検索

日報や作業記録

簡易在庫管理

独自計算

チェックリスト

CSVやExcelへの出力などに対応できます

基本は1人利用

ローカル動作

購入者側でPython環境を用意しなくても使える形で納品します

作れるか分からない段階でも問題ありません

現在の業務内容を確認し

実現できる範囲

必要な機能

料金と納期の目安をご案内します

業務に合う小さなWindowsアプリを検討している方は

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