言いにくいメールをChatGPTに書かせる｜催促・お詫び・お断りのプロンプト5本

事務や経理をやっていて、いちばん時間を溶かすのは「言いにくいことを伝えるメール」です。

金額の催促。こちらのミスのお詫び。無理な依頼のお断り。

内容は3行で済むのに、書き出しで10分止まる。書いては消してを繰り返す。心当たりがある方は多いと思います。

150人規模の会社でひとり経理・総務をしていますが、この手のメールはChatGPTに下書きさせるのがいちばん効きました。AIは気まずさを感じないので、最初の1行で止まりません。

コピペで使えるプロンプトを5本置いておきます。

■ 1. 入金の催促（1回目）

次の条件で、入金の催促メールを作ってください。

・相手：【取引先名】のご担当者

・状況：【請求書番号】の入金予定日が【日付】でしたが、確認できていません

・トーン：相手を責めない。行き違いの可能性を前提にする

・入れる要素：行き違いへのお詫び／請求内容の再提示／確認のお願い

ポイントは「相手を責めない／行き違いの可能性を前提に」。これを入れないと、AIは意外と強い文面を書いてきます。

■ 2. 催促（2回目・返事がないとき）

先ほどの催促メールに返信がありません。2回目の催促メールを作ってください。

・1回目より少しだけ踏み込む。ただし高圧的にはしない

・入れる要素：前回連絡した事実／期限の明示【日付】／行き違いならご容赦の一言

・最後に、こちらの連絡先確認のお願いを添える

「少しだけ踏み込む。ただし高圧的にはしない」——この匙加減の指示が要です。

■ 3. こちらのミスのお詫び

次の条件で、お詫びのメールを作ってください。

・何が起きたか：【ミスの内容】

・相手への影響：【影響】

・構成：お詫び → 原因 → 対応（すでにやったこと／これからやること）→ 再発防止 → 締めのお詫び

・言い訳がましくならないこと。原因の説明は簡潔に

お詫びメールが長くなる原因は、たいてい「言い訳」です。構成を先に指定すると、そこが膨らみません。

■ 4. 丁寧なお断り

次の依頼を断るメールを作ってください。

・依頼内容：【依頼】

・断る理由：【理由】

・トーン：申し訳なさを示しつつ、断る意思は明確に

・可能なら代替案を1つ添える

・関係を続けたい相手なので、今後につながる締めにする

「断る意思は明確に」を入れないと、読んだ相手が断られたと気づかない文面になることがあります。

■ 5. クレームへの返信

次のクレームに対する返信文を作ってください。

・クレーム内容：（ここに貼り付け）

・まず、相手が何に怒っているのかを1行で整理してから返信文を書いてください

・構成：お詫び → 事実確認したこと → 対応 → 今後

・こちらに非がない部分は、否定せず「確認いたします」と留める

「何に怒っているのかを1行で整理してから」がコツです。人間はクレームを読むと感情が動いて論点を見失いますが、AIは冷静に拾ってくれます。

■ 使うときの注意

送信前に必ず自分で読むこと。AIの文面はきれいですが、相手との温度感まではわかりません。最後の判断は人間の仕事です。

それと、取引先名・金額・個人名は【取引先名】のように伏せてから貼り付けてください。伏せても文面はちゃんと作れます。

■ 毎回書き直すのが面倒になったら

自社の口調やルールに合わせて毎回書き足している——そうなったら、GPTs（ChatGPTを自分の業務専用に育てた「自分だけのAI」）にする段階です。署名も口調も覚えさせておけば、開いて貼るだけになります。

自分の業務に合わせたプロンプトやGPTsを作るサービスも出品しています。「この業務、AIに任せられる？」というご相談だけでも歓迎です。