欠品と余剰を減らす発注点の決め方｜棚卸し差異を残さない7つの手順

「在庫表では残っているのに、棚には商品がない」「欠品を恐れて多めに仕入れた結果、動かない在庫ばかり増えた」。小規模な店舗や事業所では、こうした問題が担当者の注意不足として片づけられがちです。しかし実際は、発注の判断基準と在庫を増減させる記録方法が曖昧なことが主な原因です。

たとえば120商品を扱い、週に一度だけ在庫を確認する現場を考えます。担当者が「残り5個くらいで注文」と感覚で決めていると、売れ方や納期が変わっただけで欠品します。一方、心配だから毎回30個ずつ持つ運用にすると、単価1,200円の商品なら在庫15個の差だけで18,000円が余分に寝ます。品目が増えるほど、この小さな差が資金繰りを圧迫します。

## 発注点は「平均出庫数×調達日数＋安全在庫」

発注点は、在庫がその数量まで減ったら注文する基準です。基本式は次のとおりです。

発注点 ＝ 1日平均出庫数 × 調達リードタイム ＋ 安全在庫

週14個売れる商品なら1日平均は2個です。注文から入荷まで4日、安全在庫を3個とすれば、発注点は「2×4＋3＝11個」。残り5個で発注する感覚運用では、入荷までに必要な8個に対して3個足りず、安全在庫を含めれば6個分の不足リスクがあります。

安全在庫は多ければよいわけではありません。売上の波、仕入先の遅延頻度、代替商品の有無を見て決め、月に一度は実績と比較します。季節商品やキャンペーン対象は通常商品と分けて判断します。

## 棚卸し差異が繰り返す4つの原因

差異の多くは、盗難や重大なミスよりも日々の小さな記録漏れから生まれます。

1. 入荷したが入庫登録を後回しにした

2. 返品、破損、サンプル使用を出庫として記録していない

3. 商品コードが似ており、別の商品へ登録した

4. 帳簿在庫を直接書き換え、変更理由が履歴に残っていない

特に危険なのは、棚卸し時に在庫数だけを上書きする方法です。その場では数字が合っても、「いつ、なぜ、何個ずれたか」が消えるため、翌月も同じ問題が起きます。差異は調整取引として記録し、理由と担当者を残す必要があります。

## 発注と棚卸しを安定させる7つの手順

### 1. 商品マスターを整える

商品コード、名称、カテゴリ、仕入先、原価、発注点、上限在庫を決めます。同じ商品を表記違いで二重登録しないことが第一歩です。

### 2. 平均出庫数を実績から計算する

直近4〜8週間の出庫数を営業日数で割ります。売上ではなく、破損や社内使用を含む実際の在庫減少を基準にします。

### 3. 調達リードタイムを確認する

注文日から実際の入荷日までを記録します。仕入先の案内値だけでなく、過去の遅延も含めて判断します。

### 4. 安全在庫と上限在庫を決める

欠品の損失と保管コストの両方を見ます。発注点だけでなく上限も設定すると、過剰発注を抑えられます。

### 5. 入出庫を発生時に記録する

まとめ入力は漏れの原因です。入荷、販売、返品、破損、社内使用をそれぞれ理由付きで記録します。在庫数を直接編集する運用は避けます。

### 6. 棚卸し差異を調整履歴として残す

帳簿10個、実在庫8個なら差異はマイナス2個です。数だけ合わせず、誤出庫、破損、登録先違いなど原因を確認し、調整として記録します。

### 7. 週次で発注候補、月次で差異を見直す

毎週、発注点以下の商品と長期滞留品を確認します。毎月、差異件数・差異数量・原因別件数を比較し、同じ原因が続く工程を直します。

## よくある失敗例

「ベテランだけが発注基準を知っている」「棚卸し前日に帳尻を合わせる」「CSVを作っただけで安心する」「欠品件数だけを見て過剰在庫を見ない」という運用は長続きしません。判断基準を数値化し、入出庫履歴と棚卸し調整を同じ流れで追える状態が必要です。

## 現在の運用を確認するチェックリスト

- 商品コードは重複せず一意になっている

- 発注点を計算根拠とともに説明できる

- 注文から入荷までの日数を記録している

- 返品・破損・社内使用も在庫移動として残している

- 在庫数を理由なく直接上書きしていない

- 棚卸し差異の数量、理由、日時が残る

- 発注点以下と長期滞留を定期確認している

- バックアップと復元方法を担当者が確認している

3項目以上できていない場合は、商品数がさらに増える前に記録方法を整える時期です。高機能な仕組みを先に入れるより、誰が操作しても同じ結果になるルールを固めることが重要です。

在庫管理の進め方や、現在のExcel・紙運用の整理で迷う場合は、ココナラ内の見積り相談から「商品数・月の入出庫件数・担当人数・現在の記録方法」を添えてご相談ください。状況に合わせて、優先して整える箇所を一緒に整理します。