情報管理の課題が多すぎる…最初の3つをどう決める？｜総務・経理が確認したい5つの視点

「情報管理を見直した方がいい」

そう思って確認を始めたものの、

退職者アカウント。

共有フォルダ。

バックアップ。

クラウドサービス。

アクセス権限。

取引先からのセキュリティ確認。

気になることが次々に出てきて、

「結局、何から手を付ければいい？」

となってしまうことがあります。

専任IT担当者がいない職場では、総務・経理・管理部門などが通常業務と並行して対応することも多く、すべてを同時に進めるのは現実的ではありません。

そこで今回は、

情報管理の課題が複数見つかったとき、最初に取り組む3つを決めるための5つの視点

を整理します。

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1．「今、実際に起きていること」はないか

まず確認したいのは、

すでに何かが起きているか

です。

たとえば、

退職者が出た。

担当者が異動した。

新しいクラウドサービスを導入した。

管理者が変わった。

取引先から確認票が届いた。

などです。

こうしたものは「いつか確認したい課題」ではなく、

今の業務として処理する必要がある課題

です。

たとえば退職者がいるなら、

アカウント。

共有ファイル。

クラウドサービスの管理者。

外部業者に渡したID。

などを確認する必要があるかもしれません。

まず、

今起きている出来事に関係するもの

を優先候補にします。

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2．外部から期限を求められていないか

次に確認したいのが、

期限の有無

です。

たとえば取引先から、

「○月○日までにセキュリティ確認票を提出してください」

と言われている場合。

社内ではバックアップや共有フォルダも気になっていたとしても、まず期限のある確認票への対応を進める必要があります。

ほかにも、

契約更新。

システム切替。

退職日。

監査。

社内会議。

など、期限が決まっているものがあります。

情報管理では、

重要度だけではなく、いつまでに対応する必要があるか

も優先順位を決める材料になります。

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3．問題が起きたときの影響は大きいか

期限がなくても、

問題が起きたときの影響が大きいものは優先して確認します。

たとえば、

顧客情報。

従業員情報。

会計・給与データ。

日常業務で使用する共有フォルダ。

会社のメール。

バックアップ。

などです。

もし使えなくなったら業務が止まる。

外部へ漏れたら取引先にも影響する。

失われたら復旧が難しい。

そのような情報やシステムは、

「まだ事故が起きていないから後で」

ではなく、優先候補として整理します。

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4．「誰が管理しているか分からない」ものはないか

情報管理では、

対策の有無だけでなく、

誰が担当しているか

も重要です。

たとえば、

「クラウドの管理者は？」

→分からない。

「バックアップを確認している人は？」

→分からない。

「退職者アカウントを削除する担当は？」

→たぶん総務。

という状態です。

管理者や担当者が分からないものは、

必要なときに確認できない。

担当者が退職すると引き継げない。

事故時の対応が遅れる。

といった問題につながります。

すぐ対策を完了できなくても、

「これは誰に確認すれば分かる？」

を決めるだけで前に進めます。

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5．30日以内に動かせるものはあるか

重要な課題でも、

予算。

システム変更。

経営判断。

外部業者との調整。

などが必要で、すぐには改善できない場合があります。

一方で、

不要なアカウントを確認する。

クラウドサービスの管理者を確認する。

共有フォルダのアクセス権を見る。

バックアップ担当者を確認する。

緊急連絡先を整理する。

など、小さく始められるものもあります。

そこで、

「重要なもの」だけでなく、「実際に動かせるもの」も1つ入れる

ことをおすすめします。

全部が大きな課題だと、結局何も進まなくなってしまうからです。

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最初の3つを決めてみる

気になる項目を並べたら、

「今起きているか」

「期限があるか」

「影響が大きいか」

「担当者が分からないか」

「30日以内に動かせるか」

という5つの視点で見てみます。

たとえば、

退職者アカウント  

→ 今起きている

取引先確認票  

→ 期限がある

バックアップ担当者が不明  

→ 影響が大きく、担当も不明

という状態なら、

まずこの3つから確認する。

それで十分です。

情報管理を一度に全部完成させる必要はありません。

IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」でも、中小企業が段階的に対策を進める考え方が示されています。

2026年9月30日には「情報セキュリティ6か条（解説編）」などの資料も追加公開されました。

大切なのは、

完璧な計画を作ってから始めることではなく、

自社にとって優先度の高いところから実際に動かすこと

です。

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自分で情報管理全体を確認したい方へ

「まず何ができていて、何ができていないか確認したい」

という方向けには、

「情報管理セルフチェック30｜自動採点Excel＋改善計画＋管理台帳」

を用意しています。

アカウント、クラウド、バックアップ、共有、退職・異動などを30項目から確認し、

現在の状態  

→ 未対応項目  

→ 優先改善候補  

→ 30日改善計画

まで整理できます。

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「自社の場合、どれを優先する？」を整理してほしい方へ

課題を書き出しても、

「うちの場合は、結局どれから？」

と迷うことがあります。

そんな方向けに、

「情報管理の改善優先順位を3つに整理します」

という個別支援サービスを用意しています。

簡単なヒアリングをもとに、

・現在の状況  

・優先改善項目TOP3  

・優先する理由  

・確認ポイント  

・確認担当／確認先の候補  

・30日アクション案  

・今は後回しにしてよい項目  

を、

「情報管理 優先順位整理レポート」

としてお返しします。

電話・ビデオ通話はなく、ココナラのメッセージのみで完結します。

「全部気になる」から、「まずこの3つ」へ。

専任IT担当者がいない総務・経理・管理部門の方向けです。

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あわせて読みたい

「取引先へのセキュリティ確認票、『いいえ』があったらどうする？｜総務・経理が整理したい5つのこと」

取引先から確認票が届いている場合は、未対応・要確認・担当・期限をどう整理するかをまとめています。

取引先へのセキュリティ確認票、「いいえ」があったらどうする？｜総務・経理が整理したい5つのこと

最後に

情報管理を見直すと、

気になることが増えるのは珍しいことではありません。

そこで、

「全部できていない」

と考えるのではなく、

「最初の3つは何にする？」

と考えてみてください。

今起きていること。

期限があること。

影響が大きいこと。

担当者が分からないこと。

そして、実際に動かせること。

この5つから、

まず3つを決める。

それだけでも、情報管理は「気になっていること」から「進めている仕事」へ変わります。

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参考：

IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン 第4.0版」

IPA「情報セキュリティ6か条（解説編）」

IPA「5分でできる！情報セキュリティ自社診断（解説編）」

※2026年10月1日時点の公開情報をもとにしています。