問い合わせメール、AIにどこまで任せる？「返信案はAI・約束は人」の分け方

「取引先へのメール返信をAIに作ってもらえば、かなり楽になりそう」

実際、問い合わせメールはAIを使いやすい仕事の1つです。

でも、

返信を全部AIに任せる

となると、少し話が変わります。

例えば取引先から、

「この商品は来週までに納品できますか？」

というメールが届いたとします。

AIに任せやすいのは、

・問い合わせ内容を整理する  

・返信文の下書きを作る  

・不足している確認事項を出す  

・文章を丁寧な表現に整える

といった部分です。

一方で、

・本当に来週納品できるか  

・価格はいくらか  

・契約条件はどうなっているか  

・相手に何を約束してよいか

までAIに決めてもらうのは危険です。

そこで、私はこう分けます。

返信案はAI、約束は人

AIに任せる

問い合わせの要点整理  

返信文の下書き  

不足情報の洗い出し  

文章表現の調整

人が行う

価格・納期・条件の確認  

事実確認  

相手への約束内容の判断  

最終確認と送信

つまりAIには、

「返信してください」

ではなく、

「確認済みの情報を使って、返信案を作ってください。不明なことは推測せず、要確認として残してください」

と渡します。

これだけでも、かなり使い方が変わります。

AIを仕事で使うときに大切なのは、

何をAIにさせるかだけではありません。

同時に、

何をAIに決めさせないか

まで決めておくことです。

以前の記事では、この考え方を「3つの境界線」として整理しました。

▼ その仕事、AIにどこまで任せる？仕事で失敗しにくい「3つの境界線」

その仕事、AIにどこまで任せる？仕事で失敗しにくい「3つの境界線」

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自分の仕事では、どこまでAIに任せればいい？

実際には、

同じメール返信でも、

扱う情報、相手、金額、間違えた場合の影響によって、AIに任せられる範囲は変わります。

AI実務設計室では、

あなたの実際の仕事を1つ取り上げ、

・AIに任せること  

・人が行うこと  

・AIへ渡す情報  

・人が確認すること  

・必要なAI機能  

・実際に使えるAI実務指示

まで整理します。

最後には、

あなたの仕事専用の「My AI実務カード」

としてまとめます。

面談・ビデオ通話はありません。

ココナラのチャットだけで完結します。

「自分の仕事の場合は、どこまでAIに任せればいいか整理したい」

という方はこちらです。

▼ あなたの仕事1つをAIで使える型に整理します

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AI活用は、

全部をAIに任せることではありません。

まずは仕事を1つ選んで、

AIに任せることと、人が残すことを分ける。

そこからでも十分始められます。

AIに何を聞くかより、仕事をどう渡すか。

AI実務設計室でした。