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毎月の集計を「入力するだけ」に｜Excel・Googleシートで仕事を楽にする方法
記事ビジネス・マーケティング
月末になると、売上を電卓で足す。
顧客名簿と予約表を見比べる。
案件の進み具合を一件ずつ確認する。
こうした作業に、毎月何時間使っているでしょうか。
本当はお客様への対応や、サービスを良くするために使いたい時間なのに、「集計のための集計」に追われてしまう。これは、頑張りが足りないのではなく、情報が別々の場所にあり、同じことを何度も確認しなければならない仕組みになっていることが原因かもしれません。
■ 仕事を楽にするのは、入力をゼロにすることではありません
ExcelやGoogleスプレッドシートの良いところは、普段の入力をそのまま集計につなげられることです。
顧客名、日付、金額、進捗などを一度入力すると、月別売上、件数、平均単価、次回対応が必要な人などを自動で表示できます。
つまり、毎月集計表を作り直すのではなく、「いつもの入力を続けるだけで、知りたい数字が見える状態」にできます。
■ 業種によって、見たい数字は変わります
【サロンの場合】
顧客情報、予約、来店履歴、施術内容、売上をつなげることで、今月の売上だけでなく、次回予約が未定のお客様やリピート状況も確認できます。
【士業の場合】
相談者、案件、期限、進捗、報酬をまとめることで、対応中の案件や期限が近い案件を探しやすくなります。「確認漏れを防ぐために、何度も一覧を見直す時間」を減らせます。
【講師・コンサルの場合】
問い合わせ、個別相談、提案、契約、売上を一つの流れで管理すると、成約率や今月の見込み売上が分かります。感覚だけでなく、次にどこを改善すればよいか考えやすくなります。
【工務店・リフォーム会社の場合】
問い合わせ、現地調査、見積、契約、工事、入金までをつなげることで、案件の現在地や売上見込みを確認できます。担当者しか状況が分からない状態も減らせます。
■ 導入後に目指したいのは、こんな状態です
・月末に一から集計表を作らなくてよい
・必要な数字を探す時間が短くなる
・対応漏れや次回連絡の忘れを見つけやすい
・売上や進捗を見ながら、次の行動を決められる
・空いた時間を、お客様対応やサービス改善に使える
大きなシステムを最初から導入しなくても、まずは毎月繰り返している作業を一つ減らすだけで、仕事の負担は変わります。
■ すぐに使える買い切り版
業種ごとの基本的な流れをあらかじめ組み込んだ、Excel・Googleスプレッドシート対応の買い切り版を用意しています。
【サロン向け｜顧客・予約・売上管理】
【士業向け｜顧客・案件・期限管理】
【講師・コンサル向け｜申込・面談・売上管理】
【工務店向け｜顧客・見積・工事管理】
■ Googleスプレッドシートで使う際の注意点
買い切り版はExcel（.xlsx）形式でお渡しします。Googleドライブへアップロードし、「Googleスプレッドシートで開く」を選ぶと利用できます。
ただし、ExcelとGoogleスプレッドシートは別のサービスのため、次の点をご確認ください。
・ExcelのVBA・マクロは、Googleスプレッドシートでは動作しません
・一部の関数、グラフ、条件付き書式、入力規則は、変換後に表示や動作が変わる場合があります
・Excelとまったく同じ見た目や操作感を保証するものではありません
・変換前のExcelファイルは、必ずバックアップとして保存してください
基本的な入力、集計、確認はGoogleスプレッドシートでも行えます。Googleスプレッドシートでの細かな調整や、独自の集計・自動化をご希望の場合は、内容を確認したうえで有料カスタマイズとして対応します。
■ 今あるシートをそのまま活かしたい方へ
「この数字を出したい」「成約率やリピート率を追加したい」「担当者別の集計やグラフがほしい」など、既存のExcel・Googleスプレッドシートへの追加対応も行っています。
いきなり全部を変える必要はありません。
まずは、あなたが毎月繰り返している集計を一つ書き出してみてください。その作業が入力だけで終わるようになれば、そこで生まれた時間を、もっと大切な仕事に使えるようになります。
