シフト集計に毎月半日かかる原因と減らし方

月末。紙で集めた希望表とチャットのやり取りを行ったり来たりしながら、Excelに一人ずつ打ち込んでいく。打ち終わったら勤務時間を数える。日をまたいだ人がいて、途中で早退した人がいて、そこで手が止まる。気がつくと午前が終わっている。

翌月も同じことをする。人数が増えれば、増えた分だけ伸びる。短くしたくて集計の関数を工夫したり、テンプレートを作り直したりする。それで多少は速くなるが、半日が2時間になるところまではいかない。

当方はExcelや紙で回している業務をツールやアプリに移す仕事をしていて、シフトまわりの相談も受ける。話を聞いていくと、時間が消えているのは集計そのものではないことが多い。手前にある希望の集め方で、後ろの作業量が先に決まってしまっている。

半日の中身を、一度分けて数える

シフトの仕事は3つに分かれる。希望を集める、シフトを組む、勤務時間を集計する。ひとまとまりの「シフト作業」として見ているうちは、どこが重いのか分からない。次の月末に、3つそれぞれで時計を見ておくといい。

分けて測ると、たいてい1と3が長い。2の「組む」は頭を使うので重く感じるが、実際にかかっている時間は思ったより短いことが多い。逆に、集めた希望を読み替えて表に写す作業と、月末に時間を数える作業は、単調なわりに時間を食う。

機械に渡しやすいのは、1と3

手を入れる順番は、重い順ではなく渡しやすい順がいい。希望を集めるところと時間を数えるところは、形が決まっている。誰がいつからいつまで、を受け取って、決めたルールで足すだけだ。ここは機械が得意にしている形をしている。

組むほうは違う。この二人は同じ時間帯にしない、新人だけの時間は作らない、金曜の夜は厚くする。店ごとに違ううえ、どこにも書かれていないことが多い。自動で組ませようとすると、まずこの暗黙のルールを全部書き出す作業から始まる。そこで力尽きる。

だから2は最後でよい。1と3が片づけば、組むことそのものに使える時間が増えるし、暗黙のルールを書き出すのも、余裕のあるときのほうが進む。順番を逆にすると、いちばん難しいところで止まったまま、毎月の打ち直しだけが残る。

集める形を決めると、集計はほとんど終わっている

いま希望はどう届いているだろうか。紙に手書き、チャットに文章、あるいは口頭。「10時から入れます」「早番希望」「夕方以降なら」「17時上がりで」。人間なら読める。ただ、これを表に写す時点で、頭の中で読み替えが起きている。

読み替えは記録に残らない。「夕方以降」を17時と解釈したのか18時にしたのか、後から確かめられない。本人と食い違ったときに、根拠になるものがない。時間がかかるだけでなく、揉める材料にもなる。

直し方は単純で、受け取る形を先に決める。日付、開始、終了の3つを、文章ではなく選ぶ形で出してもらう。早番・遅番のような呼び方を残したいなら、裏で時刻に対応づけておけばいい。呼び名は人が使い、時刻は機械が使う。

これだけで、月末にやることが変わる。写す作業が消えて、数えるところから始められる。集計の関数をどれだけ工夫しても、この手前が文章のままでは半日は縮まない。

数えるところで毎回止まる5つ

集計のルールは、店の側では常識になっていて、わざわざ口に出して確認されない。ただ、機械に任せるなら全部決めないと動かない。決まっていなくて止まるのは、だいたいこの5つだ。

この中でいちばん揉めるのが日またぎだ。22時から翌2時までの勤務を、始まった日にまとめて付けるのか、日付で割るのか。決め方によって、その月の合計も深夜の時間数も変わる。どちらが正しいという話ではないが、去年と今年で扱いが違うと、比べたときに差の理由を説明できなくなる。

掛け持ちも見落とされやすい。店舗ごとに別の表で管理していると、合わせて何時間になっているのかが誰にも見えていない。それぞれの表の中では収まって見えるので、誰も違和感を持たない。合算して初めて分かることがある。

給与に渡す最終形から、逆に作る

決めごとを固める順番にもコツがある。出す先から逆にたどることだ。最後に必要なのは、給与の計算に渡す形になる。人ごとに、通常の時間と時間外と深夜が分かれた数字。締めの日付。そこが決まって初めて、手前で何を持っておくべきかが決まる。

手前から作ると、たいてい最後にもう一度打ち直しになる。集計表はきれいにできたのに、給与ソフトが求める区分と合っていない。持っていない情報は後から足せないので、月の途中に戻って入れ直すことになる。よくある形です。

端数と丸めも、この段階で決めてしまう。1日ごとに15分単位で丸めるのか、月の合計に対して丸めるのか。同じ勤務でも結果が変わる。しかも丸め方が場所によって違うと、いずれどこかで数字が合わなくなる。1か所で決めて、全部そこに揃える。金額を扱うシステムでは最初に決める種類の話で、勤務時間でもまったく同じことが起きる。

確定したシフトは、上書きせずに残す

もう一つ。組み上がって配ったシフトを、当日の変更でそのまま書き換えている職場は多い。急な欠勤で人を入れ替える。表を直す。それで表は最新になる。ただ、最新になっただけだ。

先週配ったシフトが何だったのか、もう誰も確かめられない

予定と実績が同じ1枚に乗っていると、後から追えなくなる。本人から「シフトと違う」と言われたときに、突き合わせるものがない。配った時点のものを版として残し、変更は上書きではなく差分として足す。誰がいつ変えたのかも一緒に残しておく。

大がかりな話ではない。配った日付を付けて別に取っておくだけでも、ずいぶん違う。締めた後の数字は動かさず、直すなら打ち消しの記録を足す。この考え方はシフトでもそのまま効いてくる。

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当方は元金融系のシステムエンジニアで、いまはExcelや紙で回している業務を小さなツールや買い切りのWebアプリにしている。シフトまわりなら、全部を作り替えなくても、希望を集めるところか時間を数えるところの片方だけを切り出して作ることもできる。いまその作業をどうやっているかが分かれば形にできるので、どこから手を付けるか決めきれていない段階で構いません。まずはココナラのメッセージからご相談ください。