シフト表に毎月3時間かけていた人の話（LINEとノートとExcel）

ある飲食店の方の話です。

毎月25日ごろから、シフト表づくりが始まります。

1. LINE で届いた希望を、ノートに書き写す

2. ノートを見ながら、Excel の表に打ち込む

3. 穴が空いていないか、目で確かめる

4. 同じ人が重なっていないか、また目で確かめる

5. 印刷して写真に撮って、LINE で送る

全部で3時間。しかも、間違いが見つかるのはだいたい当日の朝です。

■ どこに時間がかかっているのか

打ち込みではありません。「確かめる」ところです。

穴が空いていないか。重なっていないか。

これは人の目でやると、何回見ても不安が残ります。だから何回も見る。

■ 機械に向いている仕事

「確かめる」は、機械がいちばん得意な仕事です。

・人 × 日付の表にすれば、穴は空白として目に見える

・同じ人が同じ時間に入っていたら、保存の前に警告を出す

・勤務時間と給料の目安は、自動で計算する（夜勤の 22時→6時も8時間と数える）

打ち込む時間は変わりません。でも「確かめる3回」が消えます。

■ やってみて分かったこと

いちばん喜ばれたのは、計算でも印刷でもなく、

「重なっています」と出る警告でした。

当日の朝に気づいていたものが、作っている最中に分かる。

それだけで、確認のために何度も見直す必要がなくなります。

■ おまけ：夜勤の計算

22時から翌6時までを「8時間」と正しく数えるのは、意外と間違えやすいところです。

Excel で単純に引き算すると「-16時間」になります。

小さいことですが、こういうところで毎月手直しが入ると、結局 Excel に戻ってしまいます。

■ 同じことで困っている方へ

シフトに限らず、「人 × 日付」で管理しているものは同じ形にできます。

配車、担当表、教室のコマ、点検の当番。

ご相談はお気軽にどうぞ。