「請求の入金、確認したっけ」を月末に思い出すのをやめた話

毎月の終わりに、同じことを思い出します。

「先月出したあの請求書、入金あったかな」

Excel を開いて、通帳を見て、メールを探して。だいたい30分。

見つからないときは、もっとかかります。そして見落としたときは、もっと高くつきます。

■ なぜ見落とすのか

管理する場所が分かれているからです。

請求書は Excel、入金は通帳、催促のやりとりはメール。

3つを突き合わせないと「どれが未入金か」が分からない。

だから月末にまとめて確認することになり、まとめてやるから漏れます。

■ やったこと

請求・入金・催促の3つを、1つの画面に入れました。

それだけで、月末の30分が「赤いところを見るだけ」になりました。

工夫したのは2つです。

1つ目。期限を過ぎた未入金を、赤く出す。

探すのをやめて、目に入るようにしました。

2つ目。催促した記録を、その請求に紐づけて残す。

「先週電話したかどうか」を思い出さなくてよくなります。

■ 分かったこと

便利な機能をたくさん付けるより、

「見落としたくないものが、開いた瞬間に目に入る」ほうが効きました。

機能は少ないほうがいい。見るべきものが埋もれないからです。

■ 同じことで困っている方へ

請求に限らず、「期限があるのに、別の場所で管理しているもの」は全部同じです。

点検の期限、契約の更新、資格の有効期限。

どれも「忘れないようにする」のではなく、「忘れても目に入る」形にすれば済みます。

私はこういう業務アプリを作っています。

ご自分の業務で思い当たることがあれば、お気軽にご相談ください。