Googleスプレッドシートの「自動化」とは？Excelとの違いと活用法

「Googleスプレッドシートで自動化できるらしいけど、具体的に何ができるの？」
Excelは使い慣れているけど、Googleスプレッドシートの「自動化」と聞いてもピンとこない方は多いのではないでしょうか。
今回は、Googleスプレッドシートの自動化でできることを、Excelとの違いを交えながら解説します。
■ Googleスプレッドシートとは？
Googleが無料で提供している表計算ソフトです。見た目や操作感はExcelとほぼ同じで、ブラウザ上で動作します。
Excelとの大きな違いは以下の3つです。
【1】クラウドで動くデータはGoogleのサーバーに保存されるため、どのパソコンやスマホからでもアクセスできます。USBメモリでデータを持ち歩く必要がありません。
【2】リアルタイムで共有できる複数人が同時に同じファイルを編集できます。「最新版はどれ？」という混乱がなくなります。
【3】GAS（Google Apps Script）で自動化できるここが最大のポイントです。GASというプログラミングツールを使って、スプレッドシートの操作を自動化できます。
■ 「自動化」で具体的に何ができるの？
スプレッドシートの自動化とは、「人間が手作業でやっている繰り返し作業を、プログラムが代わりにやってくれる」ということです。
具体的な例を紹介します。
【例1】売上データの自動取り込みPOSレジ（Squareなど）から毎日の売上データを自動でスプレッドシートに取り込みます。手入力が不要になります。
【例2】集計表の自動更新日別・週別・月別の売上集計が自動で計算されます。月末に電卓で集計する作業がなくなります。
【例3】レポートの自動メール送信毎週月曜日に先週の売上レポートをまとめて、自動でメール送信します。レポート作成にかかる時間がゼロになります。
【例4】条件に応じた自動通知「在庫が10個以下になったらメールで通知」「売上が目標を超えたらSlackに通知」など、条件を設定して自動で知らせてくれます。
【例5】フォーム回答の自動整理Googleフォームで受け付けた予約や問い合わせを、自動で見やすい形に整理してスプレッドシートにまとめます。
■ Excelではできないの？
Excelにも「マクロ（VBA）」という自動化機能がありますが、以下の点でGoogleスプレッドシート + GASの方が優れています。
・パソコンを閉じていても動く（クラウドで実行）・外部サービスとの連携が簡単（Square、Slack、Gmail等）・複数人でリアルタイム共有できる・月額コストがかからない（無料）
Excelマクロは「パソコンを開いている時だけ」動きますが、GASは「パソコンを閉じていても」決まった時間に自動実行されます。
■ どんな業種で活用されている？
・飲食店：売上集計、原価管理、シフト管理・小売店：在庫管理、発注管理、売上分析・美容室・サロン：予約管理、顧客リスト管理・不動産：物件管理、家賃管理、入出金管理・フリーランス：請求書作成、売上管理、経費管理
業種を問わず「繰り返しの手作業」がある業務なら、スプレッドシートの自動化が活用できます。
■ 自動化を始めるには？
スプレッドシートの自動化にはGAS（Google Apps Script）の設定が必要ですが、プログラミングの専門家に依頼すれば、あなた自身がコードを書く必要はありません。
一度設定すれば、あとは毎日自動で動き続けます。
■ まとめ
Googleスプレッドシートの自動化とは、手作業の繰り返しをプログラムに任せることです。
・売上データの取り込み、集計、レポート作成を自動化できる・パソコンを閉じていても自動で動く・Excelマクロよりも柔軟で、外部サービスとの連携も可能・月額コスト0円で始められる
「こんな作業も自動化できる？」と思うことがあれば、お気軽にご相談ください。あなたの業務に合った自動化プランをご提案いたします。