APIとは？飲食店オーナーが知っておきたい「データ連携」の仕組み

「API連携でSquareのデータを自動取得します」
こんな説明を受けて、「APIって何？」と思ったことはありませんか？
IT系のサービスや業務自動化の話で頻繁に登場する「API」という言葉。今回は、プログラミングの知識がない方にもわかるように、できるだけ簡単に解説します。
■ APIとは？
API（エーピーアイ）は「Application Programming Interface」の略です。
難しく聞こえますが、一言でいうと「ソフトウェア同士がデータをやり取りするための窓口」です。
身近な例で説明すると、レストランの「注文窓口」をイメージしてください。
お客さん（アプリA）が注文窓口（API）にオーダーを出すと、キッチン（アプリB）が料理を作って窓口から返してくれます。お客さんはキッチンの中で何が起きているか知る必要はありません。
APIも同じで、あるサービスのデータを別のサービスから取得したり、送ったりするための「窓口」の役割を果たしています。
■ 飲食店でAPIがどう使われるの？
具体的な例をいくつか紹介します。
【例1】Square × GoogleスプレッドシートSquareのPOSレジで会計したデータを、APIを通じて自動でGoogleスプレッドシートに取り込みます。毎日の売上を手入力する必要がなくなります。
【例2】Googleフォーム × LINE通知お客さんがGoogleフォームで予約を入れると、APIを通じてLINEに自動通知が届きます。予約の見落としを防げます。
【例3】在庫管理 × 発注システム在庫が一定数を下回ったら、APIを通じて自動で発注リストが生成されます。発注忘れを防止できます。
■ APIを使うとどんなメリットがあるの？
【1】手作業がなくなるデータの転記や入力作業を自動化できます。人が介在しないのでミスも減ります。
【2】リアルタイムでデータが更新される売上データや在庫数が常に最新の状態になります。「今月の売上はいくら？」にすぐ答えられます。
【3】複数のサービスをつなげられるPOSレジ、スプレッドシート、メール、チャットツールなど、バラバラのサービスを1つの流れで連携させることができます。
■ APIは難しくない？自分で設定できる？
正直に言うと、API連携の設定にはプログラミングの知識が必要です。
ただ、一度設定してしまえば、あとは自動で動き続けます。自分で設定する必要はなく、専門の人に依頼すれば大丈夫です。
大切なのは「APIを使えばこんなことができる」というイメージを持っておくことです。そうすれば、業務の中で「これ、自動化できるかも」と気づけるようになります。
■ API連携でよくある組み合わせ
・Square（POSレジ）→ Googleスプレッドシート（売上管理）・Googleフォーム → Gmail / LINE（通知・返信）・freee / マネーフォワード → Googleスプレッドシート（経理）・Slack → Googleカレンダー（スケジュール管理）
■ まとめ
APIとは、サービス同士がデータをやり取りするための「窓口」です。
・手作業の転記や入力を自動化できる・リアルタイムでデータが更新される・設定は専門家に任せれば、あとは自動で動く・飲食店では、POSレジ × スプレッドシートの連携が特に便利
「うちの店でもAPI連携で自動化できそうかな？」と思った方は、お気軽にご相談ください。どんなデータ連携が可能か、一緒に考えさせていただきます。