小さなお店の事務、3つの手間を仕組みにする

福井でホームページを作っています。お店のホームページを考えていると、手間がかかっているのはサイトの外、毎日の事務のほうだと感じることがあります。

新人さんに、同じことを毎回教える。予約や問い合わせのたびに返事を打ち、ノートに書き写す。毎月、請求書を1枚ずつ作って合計を打ち直す。どれも1回は数分でも、毎日、毎月となると重くなります。

この記事では、小さなお店の事務の中から、仕組みにしやすい3つの手間と、仕組みにしないほうがよいことを書きます。

■ 先に結論

仕組みにしやすいのは、次の3つです。

・毎回教える手間　→　画面の写真つきの手順書に

・受付の返事と書き写し　→　自動の返信と一覧の表に

・毎月の請求書づくり　→　表からボタン1つに

3つに共通するのは、「毎回同じ手順で、答えが決まっている」ことです。反対に、相手によって答えが変わることは、仕組みにせず、人が受け持ちます。

■ 1　毎回教える手間　→　手順書

新しく入った人に、予約の受け方やレジ締めを口で教える。教わった人は、忘れたころにもう一度聞きに来ます。教える人が休むと、その作業が止まります。

ここで役に立つのが、画面の写真つきの手順書です。私は自分の出品でお渡しする手順書を、1ページに1つの操作だけを置く形で作っています。ページの上に「いま押すもの」を大きく書き、画面の写真には、押す場所に印を1つだけ付けます。

1ページに押す所が2つ以上あると、読む人はどちらが先かで迷います。だから、1ページに1つの操作にしています。間違えやすい所は、つまずいた人だけが読めばよい注意として、小さく添えます。

材料は、いつもの作業をスマホで撮った録画や写真で足ります。文字だけのマニュアルを作り直すより、早く形になります。

■ 2　受付の返事と書き写し　→　自動の返信と一覧の表

予約や問い合わせが来るたびに、「受け付けました」と返事を打ち、ノートや表に書き写す。営業中は手が離せず、夜にまとめて返すことになります。

この手間は、受付のフォームに3つの働きを足すと小さくなります。

・書き込んだ人に、その場で「受け付けました」の確認が届く

・書き込まれた中身が、一覧の表に1行ずつたまる

・お店にも、新しい受付のお知らせが届く

返事の文は、お店の言葉で決めておけます。書き写しが無くなるので、電話の聞き間違いや、写し間違いも減ります。

■ 3　毎月の請求書づくり　→　ボタン1つ

毎月、請求書をワードやエクセルで1枚ずつ作り、番号や合計を打ち直す。月に数枚でも、間違えたときの手間は大きくなります。

一覧の表に、宛先・品目・数量・単価を入れて、ボタンを押すと、番号と日付と合計の入った請求書のPDFができる。そういう仕組みにすると、打ち直しが無くなります。番号は自動で振られ、PDFは決まったフォルダにたまっていきます。

インボイス（適格請求書）の登録番号や、税率ごとの合計を入れる欄も作れます。ただ、どの項目を載せるかは税の判断なので、税理士さんや税務署に確かめていただく所です。

■ 仕組みにしないほうがよいこと

仕組みに任せてよいのは、誰に対しても同じ答えになることです。

予約の確定、値段の相談、ご意見やお叱り、相手の事情を聞いてから決めること。こうしたことは、自動の文で返さず、人が読んで、人が返します。

受付の仕組みでも、同じ時間に2件入るのを止める所までは作らず、表を見てお店から確定のご連絡をする形にしておくと、行き違いが起きにくくなります。

■ 始める前に決めておく3つ

仕組みを作る前に、お店の側で決めておくとよいことが3つあります。

・どの作業を仕組みにするか（いちばん回数が多い作業から）

・誰が使うか（新人さん、パートさん、ご家族）

・どこまでを人がやるか（確定のご連絡、相談への返事）

ここが決まっていれば、仕組みは小さく作れます。

■ 月々の費用と、パスワード

受付や請求書の仕組みは、Googleのフォームとスプレッドシートで作れます。Googleのアカウントがあれば動き、月々の利用料はかかりません。

作る人にパスワードを渡す必要もありません。私は、作った仕組みをコピーできる形でお渡しし、お客様のアカウントで動かしていただく形にしています。

■ まとめ

・毎回教える手間は、1ページに1つの操作の手順書に

・受付の返事と書き写しは、自動の返信と一覧の表に

・毎月の請求書は、表からボタン1つに

・相手によって答えが変わることは、人が受け持つ

毎回の小さな手間ほど、仕組みにしたときの差が大きくなります。

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小さなお店の事務の手間を、仕組みにしています。パスワードはお預かりしません。

・画面の写真つきの業務マニュアル・手順書を作ります

・予約・問い合わせフォームに自動返信を付けます

・スプレッドシートから請求書・見積書を自動作成します

ご質問だけでもお気軽にどうぞ。