イレギュラーは、仕組みを見直すサインかもしれません

イレギュラー対応は、なくせばよいというものではありません。

仕事をしていれば、予定外のことは起きます。

急ぎの依頼もあります。

お客様ごとの事情もあります。

その時だけ判断が必要になることもあります。

だから、イレギュラーが起きること自体は自然なことだと思います。

ただ、同じような対応が何度も起きているなら、

それは少し見方を変えてもよいかもしれません。

本当に一時的なものなのか。

誰かが毎回吸収していないか。

毎回同じ確認をしていないか。

毎回同じ場所で止まっていないか。

そう考えると、イレギュラーは単なる面倒な仕事ではなく、

今の仕組みが少し合わなくなっているサイン

として見ることもできます。

たとえば、毎回同じ確認が必要なら、チェック項目にできるかもしれません。

同じ人にばかり聞いているなら、判断基準を残せるかもしれません。

同じ資料を毎回探しているなら、置き場所を決められるかもしれません。

同じ手入力を繰り返しているなら、関数やマクロで軽くできるかもしれません。

大切なのは、イレギュラーをすぐに個人の努力で吸収し続けないことです。

対応できる人がいると、仕事はそのまま流れていきます。

でも、表面上は回っていても、その裏で負担が積み上がっていることがあります。

「今回だけ」と思っていたことが何度も続いているなら、

一度立ち止まって、業務として整理するタイミングかもしれません。

すべてを大きな仕組みに変える必要はありません。

まずは、繰り返し起きていることを書き出す。

誰が対応しているかを見る。

どこで時間がかかっているかを見る。

何を決めれば迷わなくなるか考える。

その小さな整理だけでも、次に同じことが起きた時の負担は少し変わります。

イレギュラーは、ただの困りごとではなく、

業務の流れを見直すきっかけになることがあります。

誰かの頑張りで吸収している仕事があるなら、

その頑張りを前提にしない形へ少しずつ変えていくことも、業務改善の一つだと思っています。