書類の転記を一覧表にまとめる時に、先に決めておきたい4つのこと

届いたPDFや画像の書類を見ながら、Excelに転記している。事務所の仕事では、よくある作業です。読み取りをAIに任せる場合も、手で入力する場合も、先に決めておくと楽になることがあります。

1. 取り出す項目を決める

日付、氏名、金額など、一覧にしたい項目を先に決めます。項目が多すぎると確認が大変になるので、最初は5項目程度に絞ります。

2. 自信のない項目の扱いを決める

読み取りが怪しい項目は、勝手に埋めず「要確認」の印を付けて残します。あとで人が見る前提にします。

3. 元の書類との対応を残す

一覧の各行に、元のファイル名を付けます。間違いを見つけた時に、すぐ元の書類に戻れます。

4. 個人情報の扱いを決める

最初に試す書類は、個人情報を黒塗りにするか、架空のものにします。本番の書類は、扱い方を決めてから渡します。

なお、資格が必要な業務（書類の作成代行や申請など）は、転記・一覧化の作業とは別です。私は士業の資格がなく、そうした業務は受けられません。

私は、1種類の書類・20件までのお試し版を出品しています。実績はまだありません。架空のデータで試した読み取りの見本（領収書の例）を、公開しています。事務所向けの書類での見本ではなく、本番の実績でもありません。