見積メールを毎回ゼロから書かない｜返信前に埋める5項目

見積の相談が来るたび、前回のメールを探し、言い回しを直し、条件を見直す。文章を書く前に本当は整理すべきことが散らばっていると、ChatGPTやClaudeへ頼んでも「丁寧だけれど、そのままでは送れない文」が返ってきます。

先に決めたいのは、文章ではなく次の5項目です。

1. 誰へ返すか

2. 何を含み、何を含まないか

3. 金額・税・支払条件のうち、確定しているものは何か

4. 納期は確定か、候補か、未定か

5. 相手に次に何をしてほしいか

空欄がある場合は、AIに埋めさせません。「不足項目は推測せず、▼要確認と表示する」と最初に指定します。金額・納期・契約条件・最終送信も、人が確認して決めます。

試すときは、実在顧客の情報をそのまま入れず、会社名、氏名、住所、口座、未公開条件を仮名や記号へ置き換えてください。

たとえば、最初の依頼は次の程度で十分です。

「以下の5項目だけを使い、見積メールの下書きを作成してください。不足情報は推測せず、▼要確認と表示してください。確定事項と提案事項を分け、送信はしないでください。」

向いているのは、ひとり社長・個人事業主として、見積、請求、領収書整理、顧客メールを自分で行っている方です。個別の業務システム構築、税務・法務判断、AIによる自動送信を求める方には向きません。

この進め方を、見積・請求・経理・顧客対応の27場面へ広げたPDFを用意しています。

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