税務調査編⑤ 税務調査で見られやすいポイントとは？売上・経費・現金取引の注意点

はじめに

前回の記事では、「税務調査は突然来る？個人事業主・小規模法人が知っておきたい全体の流れ」というタイトルで、税務調査が始まってから終了するまでの流れを解説しました。

税務調査編④　税務調査は突然来る？個人事業主・小規模法人が知っておきたい全体の流れ

税務調査は、大きく次の3段階で進みます。

・実地調査前の準備

・実地調査当日

・実地調査後の確認・協議

各段階において、資料の準備や事実関係の説明など、納税者の方にも協力していただくことがあります。

では、実地調査では、具体的にどのようなところを確認されるのでしょうか。

税務調査では、単に金額が大きい取引だけが確認されるわけではありません。

前期と比べて大きく増減している項目、事業内容から見て不自然な取引、資料同士の内容が一致していない取引なども確認されやすい傾向があります。

私のこれまでの経験では、帳簿に記載された数字だけを見るのではなく、

会計帳簿、請求書、納品書、預金通帳、契約書などを照らし合わせながら、その取引が実際に存在し、適切な時期と金額で申告されているか

を確認されることが多いです。

今回は、税務調査で見られやすいポイントと、日頃の会計処理で注意したい点について解説します。

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税務調査で見られやすい主なポイント

業種や事業規模、調査対象となる税目によって確認内容は異なりますが、私のこれまでの経験では、次の項目は確認されることが多いです。

・売上の計上

・仕入れと在庫

・外注費と給与

・雑収入

・現金取引

・交際費

・事業と関係のない私的な経費

これらは申告所得や納税額に影響しやすく、処理を誤ると追加の税金が発生する可能性がある項目です。

以下、それぞれについて解説します。

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売上の計上

税務調査において、売上は特に重要な確認項目です。

売上について確認されるのは、帳簿に計上された金額と預金口座への入金額が一致しているかだけではありません。

例えば、会計帳簿に計上された売上について、次のような資料を照らし合わせながら確認されます。

会計帳簿

↓

請求書

↓

納品書・契約書・工数表など

↓

預金通帳などの入金記録

請求書についても、合計金額だけを確認するわけではありません。

・取引先

・請求書の発行日

・商品やサービスの内容

・取引が完了した日

・入金日

などが確認されることがあります。

さらに詳しい確認が必要な場合には、請求書の根拠となった納品書、商品の引渡しを確認できる資料、契約書なども併せて確認されます。

サービス業であれば、請求金額の根拠となる作業報告書や工数表などを求められることもあります。

私が過去に担当した建設関係の会社では、従業員等の作業時間を基に取引先へ請求していました。

そのため、税務調査で売上を確認する際には、請求書だけでなく、請求金額の基礎となった工数表も併せて確認されました。

税務調査の時間には限りがあるため、すべての売上について一件ずつ詳しく確認されるとは限りません。

しかし、金額が大きい取引や決算月前後の取引、通常とは異なる取引などを数件選び、関連資料まで詳しく確認されることがあります。

そのため、請求書だけでなく、売上の根拠となる納品書、契約書、工数表なども保存しておくことが大切です。

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売上の計上時期にも注意が必要

売上では、金額だけでなく、計上した時期も確認されます。

特に確認されやすいのが、決算月の前後に発生した売上です。

例えば、本来は3月決算の年度に計上すべき100万円の売上が、翌年度の4月に計上されていたとします。

長期間で見れば100万円の売上自体は帳簿に計上されていますが、3月決算の年度だけを見ると、売上が100万円不足しています。

この場合、売上を計上すべき年度が誤っているとして、税務調査で指摘される可能性があります。

売上をいつ計上するかは、単純に請求書を発行した日や入金された日だけで決まるとは限りません。

商品の引渡日、サービスの提供が完了した日、契約内容などを確認したうえで判断する必要があります。

税務調査では、請求書と納品書、契約書、作業報告書などを照らし合わせ、決算月前後の売上が適切な年度に計上されているか確認されることがあります。

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仕入れと在庫

商品や材料を扱っている事業では、仕入れと在庫も確認されやすい項目です。

特に確認されるのが、期末に残っている在庫の数量と金額です。

期末在庫が実際より少なく計上されると、その年度の売上原価が大きくなり、利益が少なく計算されます。

そのため、税務調査では、

・棚卸表が作成されているか

・実際の在庫数量と一致しているか

・在庫の単価が適切か

・仕入れに付随する費用が適切に処理されているか

・前期と比較して在庫が不自然に増減していないか

などが確認されることがあります。

商品の購入に直接必要となった引取運賃などの付随費用については、棚卸資産の取得価額に含める必要がある場合があります。

ただし、費用の内容や金額によって取扱いが異なるため、すべての運送費を一律に在庫へ含めるということではありません。

判断に迷う場合には、税理士へ確認することをおすすめします。

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在庫を廃棄した場合には記録を残す

売れ残った商品や使用できなくなった材料を廃棄した場合にも注意が必要です。

帳簿上で在庫を減らしていても、実際に廃棄したことを説明できなければ、税務調査で確認を求められる可能性があります。

そのため、在庫を廃棄する場合には、次のような記録を残しておくとよいでしょう。

・廃棄した商品の名称と数量

・廃棄した日

・廃棄した理由

・廃棄時の写真

・廃棄業者の証明書や請求書

・社内の廃棄記録

特に、金額の大きい商品や大量の商品を廃棄する場合には、実際に廃棄したことを説明できる資料を残しておくことが大切です。

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外注費と給与

外注費も、税務調査で確認されることが多い項目です。

帳簿上は外注費として処理していても、実際の働き方などから給与に該当すると判断される場合があるためです。

一般的に、外注費は、請負契約や業務委託契約などに基づいて、独立した事業者へ業務を依頼した場合の対価です。

一方、給与は、雇用契約などに基づいて、使用者の指揮命令を受けながら提供した労務の対価です。

ただし、契約書に「業務委託」と記載しているだけで、必ず外注費として認められるわけではありません。

税務調査では、契約書の内容だけでなく、

・業務の進め方について指揮命令を受けているか

・勤務時間や勤務場所が指定されているか

・他の者へ業務を代替させることができるか

・報酬が時間を基準に計算されているか

・業務に必要な道具や費用を誰が負担しているか

・仕事の完成に対する責任を負っているか

など、実際の業務内容を踏まえて判断されます。

外注費として処理していた支払いが給与と判断された場合には、源泉所得税の徴収漏れが問題となる可能性があります。

また、消費税では給与の支払いは課税仕入れに該当しないため、外注費として控除していた仕入税額控除が認められない可能性もあります。

外注費と給与の違いについては重要な論点であるため、今後の記事で詳しく解説する予定です。

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雑収入の計上漏れ

本業の売上以外に発生する雑収入も、税務調査で確認されることがあります。

本業の売上は請求書や売上管理システムなどで管理されている一方、副収入は管理から漏れやすいためです。

業種によって異なりますが、例えば次のような収入があります。

・スクラップや廃材の売却収入

・自動販売機の販売手数料

・保険金や損害賠償金

・補助金や助成金

・不用品や固定資産の売却収入

・リベートや紹介手数料

金属加工などを行う製造業では、業務で発生したスクラップを業者へ売却することがあります。

スクラップは製品として使用できない場合でも、売却代金を受け取れば、原則として会社や事業の収入として処理する必要があります。

私が関与した過去の税務調査では、スクラップの売却収入が正しく計上されているかを確認するため、引取業者との取引内容が確認されたケースもありました。

代金を現金で受け取ると、預金通帳に入金記録が残らないため、帳簿への計上が漏れやすくなります。

しかし、現金で受け取った場合でも、収入として計上する必要がある点は変わりません。

また、会社の事務所などに自動販売機を設置している場合には、飲料の販売に応じて手数料収入を受け取っていることがあります。

会社が契約し、会社の敷地や事務所に設置している自動販売機から生じる収入は、会社の収入として処理するのが一般的です。

私の経験では、会社案内、ホームページ、事務所内の状況などから、本業以外の収入が発生していないか確認されることもあります。

本業以外の収入は会計処理から漏れやすいため、決算時には副収入の有無も確認することが大切です。

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現金取引と現金の管理

現金で売上代金を受け取る事業では、現金取引も重要な確認項目です。

預金取引であれば通帳に入出金の記録が残りますが、現金取引は事業者自身が記録を残さなければ、外部から確認できる資料が少なくなります。

そのため、現金商売を行っている場合には、

・レジの売上記録

・領収書の控え

・売上伝票

・予約表

・注文表

・現金出納帳

・現金を預金へ入金した記録

などを照らし合わせて、売上が漏れなく計上されているか確認されることがあります。

私の経験では、帳簿上の現金残高が実際には存在しないほど大きくなっている場合や、現金売上と預金への入金額の関係が不自然な場合には、その理由を確認されることがあります。

例えば、帳簿上では現金が数百万円残っているにもかかわらず、実際には手元に現金がない場合です。

このような場合には、

・売上代金を代表者が私的に使用していないか

・現金で支払った経費の記帳が漏れていないか

・代表者への貸付金などとして処理すべきものがないか

といった点を確認される可能性があります。

現金取引が多い場合には、売上や経費が発生した都度記帳し、定期的に現金出納帳の残高と実際の現金を照合することが大切です。

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交際費と私的な経費

法人の交際費には、取引先との飲食費や贈答品の購入費用などが計上されます。

ただし、飲食や贈答に関する支出であれば、すべて会社の交際費として認められるわけではありません。

法人の費用として処理するためには、会社の事業と関係する支出であることを説明できる必要があります。

例えば、飲食費であれば、

・飲食を行った日

・飲食店の名称

・参加した取引先の会社名や氏名

・参加人数

・商談、打合せ、接待などの目的

を記録しておくことが重要です。

贈答品であれば、

・贈答先

・贈答した日

・贈答の目的

・購入した品物

などを記録しておくとよいでしょう。

顧問税理士から、飲食店の領収書に参加者や目的を記載するように言われることがあるのは、後から事業との関係を説明できるようにするためです。

例えば、次のような支出は、税務調査で詳しく確認される可能性があります。

・高額な飲食費

・深夜の飲食費

・同じ店舗を頻繁に利用している場合

・誰と飲食したのか説明できない支出

・代表者一人で利用した飲食費

・贈答先を説明できない高額な贈答品

・前期と比べて大幅に増加している交際費

もちろん、金額が大きいことや特定の店舗を利用したことだけで、直ちに会社の費用として認められなくなるわけではありません。

会社の事業に必要な支出であり、その相手方や目的を合理的に説明できれば、問題にならない場合もあります。

一方、法人の事業に使用したことが明らかでない支出や、役員の個人的な支出を法人が負担している場合には、役員に対する給与などとして取り扱われる可能性があります。

その場合には、法人税の損金算入や源泉所得税、消費税などに影響が生じることがあります。

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個人事業主の私的な支出にも注意

個人事業主には、事業者としての側面と、個人として生活する側面があります。

必要経費に計上できるのは、事業による収入を得るために必要となった支出です。

そのため、事業と関係のない生活費や私的な支出は、原則として必要経費に計上できません。

また、自宅兼事務所の家賃、通信費、自動車に関する費用など、事業と私生活の両方に関係する支出については、事業で使用した部分を合理的に区分する必要があります。

税務調査では、

・事業との関係を説明できるか

・私的な支出が含まれていないか

・家事按分の割合に合理性があるか

・前期と比べて大きく増えていないか

などが確認されることがあります。

領収書を保存しているだけでは、必ず必要経費として認められるとは限りません。

何のために支出したのかを説明できるよう、領収書や会計帳簿に支出目的を記録しておくことが大切です。

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金額の大きさだけでなく「不自然さ」も確認される

税務調査では、高額な取引だけが確認されるわけではありません。

私の経験では、次のような動きも確認されやすいと感じます。

・前期と比べて大幅に増減している

・売上が増えているのに利益率が大きく下がっている

・事業内容に対して特定の経費が多い

・毎年発生していた収入が突然なくなっている

・決算月だけ売上や経費の動きが大きい

・請求書、帳簿、通帳の金額や日付が一致しない

・個人的な支出と考えられる取引が繰り返されている

・帳簿上の現金残高が不自然に多い

金額が大きくても、事業上必要な取引であり、資料に基づいて内容を説明できれば、必ずしも問題になるわけではありません。

反対に、一件当たりの金額が小さくても、同じ処理が繰り返されていたり、説明できる資料がなかったりすると、確認の対象になる可能性があります。

重要なのは、金額の大小だけではなく、取引の内容と処理の根拠を説明できることです。

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おわりに

今回は、税務調査で見られやすいポイントについて解説しました。

税務調査では、主に次のような項目が確認されます。

・売上が漏れなく、適切な時期に計上されているか

・仕入れや期末在庫が適切に計算されているか

・外注費として処理した支払いの実態が給与ではないか

・本業以外の収入が漏れていないか

・現金売上や現金残高が適切に管理されているか

・交際費や必要経費が事業と関係する支出か

・前期と比較して不自然な増減がないか

税務調査では、会計帳簿だけでなく、請求書、納品書、契約書、預金通帳、工数表など、複数の資料を照らし合わせながら確認が行われます。

また、必要に応じて、取引先などへ取引内容を確認する調査が行われる場合もあります。

ただし、税務調査で確認を受けやすい取引であっても、直ちに税務上の問題があるということではありません。

事業上必要な取引であることや、会計処理の根拠を資料に基づいて説明できれば、問題にならない場合もあります。

日頃から、請求書や領収書を保存するだけでなく、

「いつ、誰と、何のために行った取引なのか」

を説明できるようにしておくことが大切です。

売上や経費をどのように処理すればよいか分からない場合には、申告時まで放置せず、早めに税理士へ相談することをおすすめします。

次回は、

「税務調査で慌てないための事前対策｜日頃から整えておきたい資料」

をテーマに、税務調査の連絡が来る前から行っておきたい準備について解説します。