税務調査編⑥ 税務調査で慌てないための事前対策｜日頃から整えておきたい資料

はじめに

前回の記事では、

「税務調査で見られやすいポイントとは？売上・経費・現金取引の注意点」というタイトルで、

税務調査で確認されやすい項目について解説しました。

税務調査編⑤　税務調査で見られやすいポイントとは？売上・経費・現金取引の注意点

税務調査では、主に次のような点が確認されます。

　・売上が漏れなく、適切な時期に計上されているか

　・仕入れや期末在庫が適切に計算されているか

　・外注費として処理した支払いの実態が給与ではないか

　・本業以外の収入が漏れていないか

　・現金売上や現金残高が適切に管理されているか

　・交際費や必要経費が事業と関係する支出か

　・前期と比較して不自然な増減がないか

また、税務調査では、会計帳簿だけを確認するわけではありません。

請求書、納品書、契約書、預金通帳、工数表など、

複数の資料を照らし合わせながら、帳簿に記載された取引が実際に存在し、

適切な金額と時期で計上されているかが確認されます。

必要に応じて、取引先などへ取引内容を確認する調査が行われる場合もあります。

そのため、日頃から請求書や領収書を保存するだけでなく、

取引の根拠となる資料も併せて保存し、

「いつ、誰と、何のために行った取引なのか」

を説明できる状態にしておくことが大切です。

今回は、税務調査で慌てないために、日頃から行っておきたい事前対策と、整えておきたい資料について解説します。

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税務調査対策は「資料をためること」ではない

税務調査対策として大切なのは、単に請求書や領収書を保管しておくことではありません。

必要な資料が不足なく保存され、帳簿の数字と一致し、必要なときにすぐ探して取引内容を説明できる状態にしておくことが重要です。

資料が整理されていれば、税務調査だけでなく、日頃の会計処理や決算業務も進めやすくなります。

反対に、資料が不足している場合には、事業上必要な支出であっても、その内容を十分に説明できないことがあります。

資料が見つからないことによって、納税者側の説明が受け入れられにくくなる可能性もあります。

そのため、資料は発生した都度、または月ごとに整理することをおすすめします。

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帳簿はできるだけ定期的に作成する

資料を不足なく保存するためにも、帳簿はできるだけ月ごとに作成することが理想です。

一人で事業を行っており、本業が忙しい場合でも、少なくとも四半期や半年ごとには帳簿を作成し、資料の不足や不明な取引がないか確認しておくとよいでしょう。

定期的に帳簿を作成することで、次のようなメリットがあります。

　・売上や経費の計上漏れを早期に発見できる

　・不足している請求書や領収書を再発行してもらいやすい

　・会計処理が分からない取引を早い段階で確認できる

　・売掛金や買掛金の残高を確認できる

　・帳簿上の現金と実際の現金を照合できる

　・業績を早期に把握できる

　・決算前に納税予測や節税対策を検討できる

数年分の帳簿をまとめて作成すると、取引当時の事情を思い出せないことがあります。

私の経験でも、取引から時間がたつほど、支出の目的や金額の根拠を確認することが難しくなる傾向があります。

日頃から資料を整理し、帳簿を作成しておくことは、税務調査対策だけでなく、決算を円滑に進めるためにも有効です。

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日頃から整えておきたい主な資料

事業内容によって必要な資料は異なりますが、

一般的には次のような資料を整理しておくとよいでしょう。

売上に関する資料

　・売上請求書

　・納品書

　・注文書

　・契約書

　・作業報告書

　・工数表

　・レジ記録

　・ECサイトの売上一覧

　・予約表

仕入れ・経費に関する資料

　・仕入請求書

　・経費の請求書

　・領収書

　・レシート

　・クレジットカード明細

　・交通費や出張に関する資料

給与・外注費に関する資料

　・給与台帳

　・雇用契約書

　・源泉徴収簿

　・業務委託契約書

　・外注先からの請求書

　・作業報告書

資産・契約に関する資料

　・固定資産の購入請求書

　・売買契約書

　・賃貸借契約書

　・金銭消費貸借契約書

　・保険契約書

　・リース契約書

お金の動きに関する資料

　・預金通帳

　・預金の入出金明細

　・現金出納帳

　・法人カードや事業用カードの利用明細

　・借入金の返済予定表

税務関係の資料

　・確定申告書

　・総勘定元帳

　・税務署へ提出した届出書

　・税務署から届いた通知書

　・納税に関する資料

これらの資料は、帳簿を作成する際に整理し、年度別・種類別に保存しておくと探しやすくなります。

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資料の保存期間にも注意する

法人は、帳簿や取引に関して作成・受領した書類を、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。

ただし、欠損金が生じた事業年度など、一定の場合には10年間の保存が必要となることがあります。

個人事業者については、法定帳簿は7年間、任意帳簿や請求書・領収書などは原則5年間など、資料の種類によって保存期間が異なります。

また、消費税の仕入税額控除に必要な請求書等については、別途7年間の保存が必要となる場合があります。

保存期間は申告方法や資料の種類によって異なるため、判断に迷う場合には税理士へ確認することをおすすめします。

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電子データで受け取った資料も保存する

近年では、次のような資料を電子データで受け取る機会が増えています。

　・メールで届いた請求書

　・ECサイトからダウンロードした領収書

　・クラウドサービス上の利用明細

　・PDF形式の契約書

　・クレジットカードのウェブ明細

　・インターネットバンキングの入出金明細

こうした電子取引によって受け取った請求書や領収書などは、原則として電子データのまま保存する必要があります。

紙へ印刷して保存すること自体はできますが、印刷した資料だけを残して、元の電子データを削除しないよう注意が必要です。

電子データは、日付、取引先、金額などから検索できるように整理しておくことが大切です。

例えば、ファイル名を次のようにすると内容を確認しやすくなります。

「2026-04-15_株式会社○○_請求書_110000円.pdf」

ただし、ファイル名だけで管理すれば必ず保存要件を満たすということではありません。

使用している会計ソフトや保存システムに応じて、必要な検索機能や保存方法を確認する必要があります。

また、メール、銀行、クレジットカード会社、ECサイトなどでは、一定期間が経過すると過去のデータを取得できなくなる場合があります。

そのため、定期的にデータをダウンロードし、バックアップも行っておくことをおすすめします。

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売上は請求書だけでなく根拠資料も保存する

売上については、請求書だけでなく、その請求金額がどのように決まったのかを示す資料も保存しておくことが重要です。

例えば、次のような資料です。

　・納品書

　・注文書

　・契約書

　・作業報告書

　・工数表

　・予約表

　・レジ記録

　・ECサイトの売上一覧

税務調査では、帳簿に計上された売上と請求書の金額だけを確認するとは限りません。

請求書と、その根拠となる納品書や作業報告書などを照らし合わせ、売上の金額や計上時期が適切か確認されることがあります。

特に決算月前後の売上については、納品日やサービスの提供が完了した日が確認されやすいため、その日付が分かる資料を保存しておくことが大切です。

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経費は「誰と・何のために」を記録する

経費については、請求書、領収書、レシートなど、日付・内容・金額を確認できる資料を保存します。

ただし、領収書だけでは、その支出が事業に必要だったか分からない場合があります。

特に、飲食費、贈答品、出張費などについては、

「誰と、何のために支出したのか」

を記録しておくことが大切です。

飲食費

　・相手先

　・参加者

　・人数

　・打合せや接待の目的

贈答品

　・贈答先

　・贈答日

　・贈答目的

出張費

　・訪問先

　・日程

　・出張目的

　・交通経路

領収書の余白や会計ソフトの摘要欄などに記録しておくと、後から確認しやすくなります。

領収書は「支払ったこと」を示す資料ですが、その支出が事業に必要だったことまで自動的に証明するものではありません。

誰と飲食したのか分からない費用や、誰に渡したのか説明できない贈答品については、事業との関係を確認される可能性があります。

そのため、支出した時点で記録を残しておくことが重要です。

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現金取引は特に記録を残す

現金取引は預金通帳に記録が残らないため、売上や経費の計上が漏れやすい項目です。

スクラップの売却収入、自動販売機の手数料収入、店舗での現金売上などにも注意が必要です。

現金取引がある場合には、現金出納帳を作成し、帳簿上の現金残高と実際の現金残高を定期的に照合しましょう。

また、次のような資料も併せて保存しておくとよいでしょう。

　・領収書の控え

　・レジ記録

　・売上伝票

　・予約表

　・現金を預金へ入金した記録

　・現金で支払った経費の領収書

現金取引の資料を整理することで、売上や経費の計上漏れを防ぎ、帳簿上の現金残高を正確に把握しやすくなります。

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在庫は数量・単価・廃棄の記録を残す

在庫を扱う事業では、次のような資料を保存しておくことが大切です。

　・棚卸表

　・商品別の数量

　・在庫単価の計算根拠

　・不良在庫の内容

　・廃棄時の写真

　・廃棄証明書

　・廃棄業者からの請求書

　・販売管理システムの入出庫データ

期末在庫の合計金額だけでなく、

　・どのように数量を数えたのか

　・どの単価を使用したのか

　・前期からどのように増減したのか

を説明できる状態にしておく必要があります。

また、不良在庫を廃棄した場合には、実際に廃棄したことを説明できるよう、写真や廃棄証明書などを残しておくことが重要です。

販売管理システムを使用している場合には、過年度の入出庫データが削除されないよう、定期的にバックアップしておきましょう。

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契約書と実際の取引内容を一致させる

事業では、次のような契約書を作成することがあります。

　・売買契約書

　・仕入れに関する契約書

　・保険契約書

　・業務委託契約書

　・雇用契約書

　・固定資産の売買契約書

　・金銭消費貸借契約書

　・賃貸借契約書

契約書については、単に保存しておくだけでなく、記載された内容と実際の取引が一致しているか確認することが重要です。

例えば、

　・契約期間

　・業務内容

　・報酬の計算方法

　・支払条件

　・責任の所在

などが、実際の取引と一致しているか確認します。

契約内容によって会計処理や税務上の取扱いが異なる場合があります。

特に外注費については、契約書の名称だけではなく、実際の働き方や取引実態を踏まえて判断されるため、契約書と日々の運用を一致させることが大切です。

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紙の契約書は印紙税も確認する

紙で契約書を作成した場合には、契約内容によって収入印紙の貼付が必要となることがあります。

私が過去に立ち会った税務調査でも、契約書に必要な収入印紙が貼付されているか確認されたことがあります。

1件当たりの印紙税額が小さくても、同じ種類の契約書を多数作成している場合には、未納となる件数が多くなる可能性があります。

また、印紙税を納付していなかった場合には、原則として本来納付すべき印紙税額の3倍に相当する過怠税が課されることがあります。

そのため、紙の契約書を作成した場合には、

　・印紙税の課税文書に該当するか

　・必要な印紙税額はいくらか

　・印紙を貼付し、適切に消印しているか

を確認しておくことが大切です。

印紙税の取扱いや契約に伴う税務処理が分からない場合には、税理士や税務署へ確認することをおすすめします。

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大きな増減や特殊な取引はメモを残す

通常とは異なる取引や、前期から大きく増減した項目については、その理由を記録しておくことをおすすめします。

例えば、次のようなものです。

　・売上が前年より大きく増減した

　・粗利率や原価率が大きく変化した

　・交際費が急増した

　・多額の修繕費が発生した

　・固定資産を購入または売却した

　・補助金や助成金を受け取った

　・災害や事故によって在庫を廃棄した

　・役員借入金や役員貸付金が大きく増えた

これらの取引は、利益に与える影響が大きかったり、通常とは異なる会計処理が必要だったりする場合があります。

私の経験では、数年後に税務調査が行われると、当時の事情を正確に思い出すことが難しいケースがあります。

そのため、取引が発生した時点や決算時に、

　・取引が発生した理由

　・会計処理を判断した根拠

　・関連する契約書や請求書

　・税理士へ相談した内容

などをメモしておくと、後から説明しやすくなります。

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税理士へ相談するタイミング

税理士への相談が年1回の決算時だけの場合、決算書や申告書の作成に必要な確認が中心となり、その他の相談に十分な時間を取れないことがあります。

また、決算日を過ぎてから利益が確定しても、実行できる節税対策は限られます。

そのため、事業規模や取引内容に応じて、

　・月次

　・四半期

　・半期

　・決算前

などのタイミングで税理士へ相談するとよいでしょう。

定期的に確認することで、次のような問題を早期に発見しやすくなります。

　・売上の計上漏れ

　・私的経費の混入

　・在庫の計上誤り

　・外注費と給与の区分

　・消費税の処理

　・固定資産と修繕費の区分

　・契約書と実態の不一致

ただし、必要な打合せ頻度は、事業規模や取引数、依頼したいサービスによって異なります。

頻繁な打合せを希望する場合には、税理士を選ぶ際に、

　・どの程度の頻度で打合せを行うのか

　・相談方法は対面、オンライン、メールのどれか

　・打合せが基本料金に含まれているか

を確認しておくとよいでしょう。

私個人としては、取引が一定程度ある法人や個人事業者であれば、

決算時だけでなく、

少なくとも半期や四半期に一度は状況を確認する機会があると、

対応できる選択肢が増えると考えています。

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まとめ

今回は、「税務調査で慌てないための事前対策」として、日頃から整えておきたい資料や記録について解説しました。

税務調査で重要なのは、請求書や領収書を単に保存しておくことではありません。

　・帳簿の数字と資料が一致している

　・取引の金額や計上時期の根拠を説明できる

　・事業との関係を説明できる

　・必要な資料をすぐに探せる

　・特殊な取引が発生した理由を説明できる

という状態にしておくことが大切です。

私がこれまで担当した顧問先でも、

定期的に帳簿を作成し、資料を整理している会社は、

決算や税務調査において比較的スムーズに対応できることが多いと感じます。

税務調査対策は、税務署から連絡が来てから始めるものではありません。

日頃から正確に帳簿を作成し、取引の根拠となる資料を整理しておくことが、最も基本的で有効な対策です。

次回は、

「領収書・請求書・通帳はどこまで必要？税務調査で困らない保存方法」

をテーマに、個別書類の保存期間や具体的な保存方法について解説します。