AIが10分で書いた資料を、30分かけて読んでいます

こんにちは、海野ひろしです。

私は、会社の「めんどう」な事務作業を、

ExcelやGoogleスプレッドシートで

自動にする仕事をしています。

今日は、

AIで資料を作る人が楽になるほど、

それを読んで決める人が

忙しくなっていく、

というお話をします。

―――――――――――――――――――

■ 月曜の朝、社長の机の上

―――――――――――――――――――

こんな光景、ありませんか。

月曜の朝。

社長の机の上に、資料が並んでいます。

営業の週報。

新しい取引先への提案書。

先週の会議の議事録。

総務がまとめた、規程の見直し案。

どれも見出しが付いて、表もあって、

ていねいに10ページあります。

半年前まで、

週報はA4一枚のメモでした。

部下に聞くと、

「AIで作りました。10分でできました」。

---

作った本人は、気持ちよく帰っていきます。

残された社長は、

その10ページを、

ひとつずつ読むことになります。

―――――――――――――――――――

■ 作るのは10分、確かめるのは30分

―――――――――――――――――――

読まずにハンコを押せたら楽です。

でも、AIの文章は、

自信満々に間違えます。

売上の数字が、先月のままになっている。

取引先の名前が、一字違う。

見積りの単価が、1桁ずれている。

しかも、きれいに整っているので、

パッと見では気づけません。

だから、結局ぜんぶ読みます。

---

AIで楽になったのは、作る人です。

確かめる人の手間は、

ほとんど減っていません。

そして会社では、

作る人は何人もいて、

決める人は、たいてい一人です。

経理の締めの資料も、

現場からの報告も、

取引先から届く提案書も、

最後は同じ机に積み上がります。

いまはみんな、AIの速さに興奮しています。

でも、これから

「読むのに疲れた」と言う社長や部長が、

たくさん出てくると思います。

―――――――――――――――――――

■ 減らすのは、作る手間より「読む手間」

―――――――――――――――――――

では、どうするか。

AIを禁止する必要はありません。

変えるのは、出してもらう「形」です。

たとえば、こんな決まりです。

・1枚目に、結論と、見てほしい数字を3つだけ

・数字は、どの表から持ってきたかを書く

・先月と同じところは、書かない。変わったところだけ

数字の確認も、人の目でやらなくていいものがあります。

元の表と合っているか。

単価が、いつもの範囲に入っているか。

ここはExcelで自動にチェックして、

おかしいときだけ赤く光らせておけば、

社長が電卓をたたく必要はありません。

---

もし、あなたの会社で

「AIを入れたのに、なぜか忙しい」

と感じていたら。

作る量ではなく、

読む量を数えてみてください。

---

P.S.

この記事の光景は、

どこか特定の会社の話ではありません。

でも、どこかで見たことがある、

と思った方は多いのではないでしょうか。

よかったら、

また読みに来てください。

P.P.S.

Excel・スプレッドシートの自動化や、

事務作業のご相談を受けています。

プロフィールの出品一覧からご覧ください（お見積りは無料です）。