問い合わせの返信案が下書きで届く。返信済みの相手には出さない仕組みの考え方

お客様からの問い合わせに、毎回ゼロから返信を書いていませんか。

届いたメールを開いて内容を読み、文面を考える。

数が増えるほど、返信を書く前に疲れてしまいます。

でも返信案を自動で作れても気になることがあります。
すでに返信した相手に、また返信案が出てしまわないか。

この記事では、返信案が下書きで届く仕組みと返信済みの相手を見落とさない考え方を紹介します。

---

返信案を、下書きで受け取る

届いたメールへの返信案を、自動で下書きに保存。

流れは、こんな感じです。

1. 返信案が欲しいメールに、印（Gmailのラベル）を付ける

（全部自動もできるけど、内容を確認してから作成する場合。）

2. 返信案の下書きが保存される
3. 内容を確認し、必要に応じて手直しして送信（予約）する

私がやるのは、できあがった下書きの確認と微調整と送信の予約だけです。

文面を考える1から作業は、その手前で済んでいます。

返信済みの相手に下書きが出てしまう

最初は同じやり取りの画面の中に

自分が送った返信があるかを見る方法にしました。

ところが、この方法だと見落とす返信がありました。

返信は、いつも元のやり取りの中に収まるとは限らない。

別のやり取りとして送られた返信は、画面の中を探しても見つかりません。

画面ではなく送った記録から探す

ここで、確認する場所を変えました。

画面の見え方ではなく、送信済みメールの記録そのものから探します。

どのメールへの返信か。

件名はどうか。

この2つで探すと別のやり取りで送った返信も見つかります。

返信済みなら下書きは作らない。

判定を画面の見え方ではなく、送った事実に置く。

それだけで、思いがけない形の返信も拾えるようになります。

問い合わせ対応に置き換えると

お客様からの問い合わせ対応でも、同じことが言えます。

窓口が複数あったり担当が分かれていたりすると、

返信は別の経路で送られがち。

「対応済み」を画面の見え方で数えていると、その分が漏れる。

数える場所を、送った記録に置く。

自動化を考える前に、まず直しておける場所です。

最近返信した問い合わせを3件、開いてみてください。

別の経路で返信したものが未対応のまま残っていないかを見ると、

対応済みの数え方が見えてきますよ。

---

手作業を1つ、自動にしたい方へ

毎週くり返している手作業のうち、

1つをAIとGoogleの道具で自動にするご相談を出品しています。

今の作業の流れをうかがって

何を自動にするかを決めるところから始められます。

手作業を自動化して生産性を上げましょう！