作っってもらった仕組みの抜けを、使い始める前に見つける。設計メモの書き方と確認のやり方

AIや外注先に仕組みを作ってもらって「できました」と報告が届く。
動かしてみると確かに動いている。

でもそのまま使い始めてから「･･･あれがなかった。」と気づいたことはありませんか。

この記事では、そんな仕様の抜けを、使い始める前に見つけるために、設計メモに書いておくことと確認のやり方を紹介します。

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動いていても、抜けは残っていることがある

先日、届いたメールを自動処理する仕組みを作っていました。

相手から連絡が届いたら状況の記録を更新して返信の下書きを作る。
断りの連絡が来たら理由を記録に残す。

この処理を作り終えて「できた」と思っていました。

でもそのあとで確認すると、抜けが1つ見つかりました。

設計メモと1項目ずつ照らす

やったのは、作る前に書いた設計メモを開き、項目を上から1つずつ実際の動きと照らし合わせること。

思い出しながら確認するのではありません。
項目を読んで、その動きを確かめます。

その結果、なんと食い違いが4つ見つかりました...。

いちばん大きかったのは、処理が終わったあとのメールの印の付け替えが抜けていたことです。

抜けるのは地味な項目

記憶で「だいたいできた」と確認すると、中心の機能は思い出せます。
でも処理が終わったあとの片づけや、通知に何を書かないかといった地味な項目は、意外と頭に残らない。

書いてあったから、見つかった

この4つはどれも、最初の設計メモに書いてありました。
書いてあったからこそ、照らし合わせたときに見つかりました。

書いていなければ、抜けていることにも気づけません。
照らし合わせる先がないからです。

見落としがちな地味な項目ほど、先にメモに書いておく。
それだけで、あとから確かめる手段が残ります。

受け取った仕組みや資料に使える

外注した資料やスプレッドシート

新しく入れた手順でも、同じやり方で確かめられます。

1. 頼むときに、地味な項目まで依頼メモに書いておく
2. 受け取ったら、メモを横に置いて項目を上から順に1つずつ見る
3. 「合っている」「まだ」「メモと違う」を項目ごとに一言書く

最近受け取ったもののうち、依頼メモを横に置いて見直せるものを1つ選んでみてください。