社名を消した営業メモ、まだAIに貼らないで

営業メモから社名と担当者名を消した。これで貼れる、と思ったときに、もう一度見てほしいところがあります。

架空のメモに「第3工場」「11月24日」「従業員43名」が残っていたとします。一つひとつは名前でなくても、組み合わせると相手を推測できることがあります。

■ 先に、AIに頼む作業を一つ決める

今回頼むのは「資料を再送するメールの下書き」です。このメールを書くために、工場名や人数は要りません。元メモを直して貼るより、別の欄に必要な情報だけを書き出すと確認しやすくなります。

■ コピペして試せる、架空の記入例

・状況：前回の添付が開けなかったため、資料を再送する。

・依頼：導入後の作業分担のページを確認してほしい。

・期限：未定。期限は作らず、必要なら［回答期限］と表示する。

この3行の後に「メモにない名前・数字・日時・約束を作らず、件名と本文の下書きを作ってください」と添えます。

■ 実際に送る前は、宛先・資料・約束を確認

「金曜までにご返信ください」と出力されたら、期限を決めていない今回の例では削ります。実際の宛先や資料名は、承認された環境で補い、添付と引用部分も人が確認します。

社内で使える環境や、入力してよい情報の範囲が確認できない場合は、AIに渡さず、社内の文例で下書きを作ります。

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmwen3p27004q8y0h3jl14919