「資料を送ったら完了」で、新人はどこまで分かる？

「研修資料を送ったら、完了にしてください」

初めて担当する人から見ると、これだけでは「どの版を、誰に送るか」「何を見たら完了か」が分かりません。そこで、手順書の1行を4項目に分けます。

1｜「何をするか」と「終わった証拠」を分ける

架空の社内研修で、承認された資料はv3。研修責任者が配布先を確定しているとします。

・開始条件： 承認済みのPDFと配布先がそろっている。

・やること： 配布担当が版を照合し、指定の社内手段で送る。

・完了の証拠： 送信済み記録の添付名がv3で、配布ログに版と送付日時がある。

・止める条件： 指定の版と違う、または配布先が未確定なら送らない。研修責任者に確認する。

送った人だけが知っている事実を、引き継いだ人も確認できる形に残すのがポイントです。

2｜わざと1つ足りない状態で試す

承認されたのはv3。でもフォルダにはv2しかない。手順書だけを読んだ人が、その場で「送らずに止める」と判断できるでしょうか。

このときの連絡は、たとえばこう書けます。

指定はv3ですが、共有フォルダにはv2しかありません。誤配布を防ぐため、まだ送付していません。承認済みのv3の場所をご指定ください。

試すときは、練習用の資料を使い、実際の配布先に送信しません。迷った場所が分かったら、手順書の該当する1行を直します。

3｜自分の手順に使う4行

開始条件：何がそろっていたら始める？

やること：誰が、どの資料を使って、何をする？

完了の証拠：どこを見れば、別の人も確認できる？

止める条件：何が違ったら止めて、誰に何を聞く？

まずは、引継ぎのたびに質問される作業を1つ選び、この4行を書くだけで試せます。

空欄シートで練習する方へ

「新人が迷わない業務手順書 点検ワークブック」には、別の架空ケース、記入見本、印刷・転記用の空欄シート2種、共有前チェック表を収録しています。

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmw4cafrr05h7980i5o31cxv0

※記事の事例は架空です。文章・構成の作成補助にAIを使用しています。