総務・事務担当の皆さん、毎日のお仕事お疲れ様です。
日々発生する社内業務の中で、一番「気が重い仕事」は何ですか？
多くの担当者様からよく聞くのが、「社内への注意喚起メール」です。
共有スペースの使い方が汚い
提出物の期限が守られていない
備品の持ち出しルールが徹底されていない
これらを指摘しなければならない時、こんな風に悩んでしまいませんか？
「キツイ言い方をして、嫌われたくない…」 「でも、やんわり言いすぎると改善されない…」 「上から目線だと思われないかな…」
文章を考えているうちに30分経ってしまった…なんてことも、珍しくありません。
今回は、そんな悩める総務・事務の方に向けて、角を立てずにしっかりと改善を促す「魔法の言い回し」と、すぐに使える例文をご紹介します。
「人」ではなく「状況」にフォーカスする
角が立つ原因の多くは、読み手が「自分が責められている」と感じてしまうことにあります。
× 悪い例： 「ゴミの分別ができていません。きちんと分別してください。」 （あなたたちが悪い、というニュアンス）
これを避けるためには、「今、困った状況が起きている（事象）」ことと、「協力のお願い」というスタンスで書くのがポイントです。
○ 良い例： 「ゴミの未分別により、回収業者より回収を断られるケースが発生しております。運営に支障が出るため、ご協力をお願いします。」 （事実にフォーカスし、協力を仰ぐ）
【コピペOK】共有スペースの利用マナーに関する注意喚起
それでは、実際によくあるシーンの例文をご紹介します。 社内のチャットやメール、掲示板などで、状況に合わせて（ ）内を書き換えて使ってみてください。
件名：【重要】共有スペース（休憩室・会議室など）のご利用について
社員の皆様
お疲れ様です、総務部の〇〇です。
現在、共有スペースの利用につきまして、 使用後の片付けが不十分な状態が見受けられます。 （※具体的に：ペットボトルの放置、照明の消し忘れ 等）
次に利用される方が気持ちよく使えるよう、 退室時は原状回復（元の状態に戻すこと）にご協力をお願いいたします。
皆さまが快適に業務を行える環境づくりのため、 何卒よろしくお願い申し上げます。
いかがでしょうか？ これなら、特定の誰かを攻撃することなく、「みんなで環境を良くしましょう」というポジティブなメッセージとして伝わります。
毎回ゼロから考えるのは、もう終わりにしませんか？
とはいえ、注意喚起のシーンは他にもたくさんあります。
「経費精算の遅れ」 「勤怠打刻の漏れ」 「社内ルールの変更」 「備品の紛失」…
これらすべてに対し、毎回「角が立たない言い回し」をゼロから考えていては、皆さんの貴重な時間が削がれてしまいます。
「誰が書いても、角が立たず、しっかり伝わる」
そんな状態を作るために、私は「総務・事務専用の文章テンプレセット」を作成しました。
【総務・事務向け】社内連絡・注意喚起・取引先メールをテンプレ化
私の出品サービスでは、今回のような注意喚起はもちろん、社内のお知らせから、取引先への依頼・お断りメールまで、あらゆるシーンを想定したテンプレートを完備しています。
ただの例文集ではありません。 迷わず作成できる「入力フォーム（穴埋め式）」や、事故を防ぐ「運用ルール」もセットにしました。
社内連絡文を毎回悩みながら作っている
注意喚起してもなかなか改善されない
担当者によって文章のトーンがバラバラ
そんなお悩みをお持ちの方は、ぜひ一度サービスページを覗いてみてください。 「文章作成」のストレスをゼロにして、本来の業務に集中できる環境を整えましょう！
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