体験レッスンの申込対応、毎回手作業になっていませんか？

ピアノ教室、英会話教室、学習塾、ダンス教室など、個人や少人数で教室を運営している方に向けて、体験レッスンの申込対応をラクにする方法をまとめました。

【こんな作業、毎回していませんか？】

・申込のメールやDMを見て、受付の返信を1通ずつ書いている

・名前や希望日を、ノートやExcelに書き写している

・誰に日程を連絡したか、あとから分からなくなる

・レッスン中に来た申込に、返信が遅れてしまう

1件ずつなら数分の作業でも、毎回となると意外と時間を取られます。書き写すときの間違いや、返信の漏れも起きやすくなります。

【まずは無料でできること：Googleフォーム】

Googleアカウント（無料のGmailで可）があれば、Googleフォームで申込フォームを作れます。

1．フォームを作る

お名前、体験希望日、希望の時間帯、ご質問などの項目を作ります。項目が多すぎると途中でやめてしまう方もいるので、最初は必要なものだけにするのがおすすめです。

メールアドレスは、フォームの「設定」→「回答」にある「メールアドレスを収集する」をオンにして集めることもできます。下の「回答のコピーを回答者に送信」を使う場合は、こちらの設定が必要です。

2．回答をスプレッドシートに集める

フォームの「回答」タブで、回答の保存先にGoogleスプレッドシートを選ぶと、申込が1行ずつ自動で記録されます。手で書き写す必要がなくなります。

3．標準の通知機能を使う

Googleフォームには、次の2つの標準機能があります。

・新しい回答についてのメール通知：「回答」タブのメニュー（︙）からオンにすると、設定した本人に、新しい回答が来たことがメールで届きます

・回答のコピーを回答者に送信：「設定」→「回答」で、メールアドレスを収集したうえでオンにすると、回答者に回答内容のコピーがメールで届きます

まずはこれだけでも、申込の見落としは減らせます。（2026年10月時点のGoogleのヘルプに基づく表記です。画面の表示は変わることがあります）

【標準機能だけでは足りないところ】

実際に使ってみると、次のような点で困ることがあります。

・回答者に届くのは「回答のコピー」で、教室からのあいさつや今後の流れを書いた受付メールにはならない

・申込ごとの受付番号がないため、電話やメッセージで問い合わせがあったときに、どの申込か探しにくい

・「日程を連絡した」「体験が終わった」などの対応状況を、記録する場所がない

【Google Apps Scriptで仕組みにする】

Googleには、Google Apps Script（GAS）という、フォームやスプレッドシートを自動で動かす仕組みがあります。追加の料金はかからず、ご自身のGoogleアカウントの中で動きます。

ここからは、Googleフォームの標準機能ではなく、GASで作る仕組みの話です。GASを使うと、申込が届いたときに、たとえば次のことを自動で行えます。

・申込者へ、お名前と体験希望日を差し込んだ受付確認メールを送る

・教室の担当者へ、新しい申込が来たことをメールで知らせる

・申込ごとに受付番号を付けて、一覧に記録する

・一覧の中で、対応状況（未対応・日程連絡済など）とメモを管理する

【使う前に知っておきたい注意点】

・自動で送るのは「受付の確認」です。予約の確定や空き枠の管理までは行いません。日程の調整は、これまでどおり教室から連絡します

・メールはGoogleの送信機能で送ります。迷惑メールの設定などによって、遅れたり届かなかったりすることがあります。メールだけに頼らず、1日1回は一覧で新しい申込を確認する運用にしておくと安心です

・無料のGoogleアカウントでは、1日に送れるメールの数に上限があります（Googleの公式ページで最新の上限を確認してください）

・最初の設定とGoogleの承認は、パソコンで行います

【まとめ】

・まずはGoogleフォームとスプレッドシートで、申込を書き写す作業をなくす

・受付メールの文面や受付番号、対応状況の管理まで必要になったら、Google Apps Scriptで仕組みにする

・メールは届かないこともある前提で、一覧を確認する習慣を残しておく

教室の規模が小さいうちは、標準機能だけで十分な場合も多いです。ご自身の教室に合う形を選んでみてください。

【自分で設定するのが難しい場合は】

この記事で紹介した、Googleフォーム・受付確認メール・担当者への通知・受付一覧の仕組みを、教室に合わせて作るサービスをココナラで出品しています。質問項目や文面を伺ってからお作りし、設定の手順書もお渡しします。ご購入前のご相談もお受けしていますので、気になる方はサービスページをご覧ください。

サービスページ：https://coconala.com/services/4476693