Googleフォームの回答、手作業が増えていませんか？

お店の予約、教室の申込、事務所の経費申請。

Googleフォームを使えば、必要な情報を同じ形式で集められます。

紙の申込書を扱うより便利になった、という方も多いのではないでしょうか。

ところが、回答が集まった後はどうでしょう。

回答一覧を開いて、管理用のGoogleスプレッドシートに1件ずつコピーする。担当者ごとに見やすい表へ並べ替える。

月末になったら交通費や備品代を数え直し、合計を入力する。忙しい日に転記を後回しにして、どこまで処理したか分からなくなることもあります。

こうした「毎回ほとんど同じことをする作業」は、自動化を考えるよい入り口です。

GASなら、決まった作業を自動で進められます

GAS（Google Apps Script）は、GoogleフォームやGoogleスプレッドシートを連携させて、あらかじめ決めた処理を実行するための仕組みです。

例えば

「新しい回答が送信されたら、必要な項目を管理用のシートに写す」

「交通費、備品代などの区分ごとに金額を合計する」

といった流れを設定できます。

担当者が回答一覧を何度も見に行って、同じ内容を打ち直す必要を減らせるのが特徴です。

元の回答は記録として残しながら、別のシートに日々の管理に使いやすい表を作ることもできます。

難しい操作を毎回覚えるというより、最初に作業のルールを決めておくイメージです。

架空の例：経費申請フォームを自動で集計する

ここからは架空の例です。ある小さな事務所で、スタッフが経費を申請する場面を考えてみましょう。

Googleフォームには「申請日」「名前」「費目」「使い道」「金額」を入力してもらいます。

費目は「交通費」「備品」などから選べるようにします。

仕組みを設定すると、次のように進みます。

①スタッフがフォームを送信する

入力された内容が、回答を記録するシートに保存されます。

②管理用シートに自動で転記される

新しい回答をきっかけに、GASが必要な項目を別のシートに追加します。担当者がコピーして貼り付ける作業は不要になります。

③区分別の集計表が更新される

管理用シートの金額をもとに、「交通費はいくら」「備品はいくら」という集計表も更新します。

例えば、交通費1,200円、備品2,300円、交通費800円の申請が入った場合、交通費は2,000円、備品は2,300円、全体では4,300円と表示する、といった形です。金額は説明のために設定した架空の数字です。

月末には集計表を開き、数字や申請内容を確認するところから作業を始められます。

自動化しても、人の確認は大切です

自動化の目的は、判断をすべて機械に任せることではありません。

例えば、申請内容が正しいか、同じ経費を二重に申請していないか、承認してよいかといった点は、引き続き担当者が確認する必要があります。

一方で、転記や合計のようにルールがはっきりしている部分は、仕組みに任せやすい作業です。

単純な入力を繰り返す代わりに、内容を確認することへ意識を向けられます。

自分のGoogleアカウントで動かせます

「自動化には詳しくないし、設定が心配」という方もいらっしゃると思います。

今回ご案内するサービスは、作成したスクリプトをご自身のGoogleアカウント内に貼り付け、手順メモに沿って設定する形です。

作業のためにGoogleアカウントのパスワードを渡したり、スプレッドシートを出品者へ共有したりする必要はありません。

初回には、Googleの画面で必要なアクセス権限を確認し、ご自身で許可する操作が発生します。

何をする設定なのかを確認しながら進めていただけます。

使い始める前に、回答項目や転記先の列、集計の区分を整理しておくと、運用に合った仕組みを作りやすくなります。

向いている作業と、向いていない作業

向いているのは、Googleフォームの回答を別シートに整理する作業、申込や注文の一覧作成、経費などの区分別集計、決まった形式での記録の追加です。

「この項目を、この列へ」「この区分を合計する」のように、作業を言葉で説明できるものが適しています。

一方で、Google以外の外部サービスとの連携や、複雑な会計・税務の判断は、このサービスの対象として想定していません。

申請の妥当性を審査したり、専門家の判断に代わったりするものでもありません。

また、フォームの作りや管理方法によって、実現しやすいことと、事前に整理が必要なことがあります。

まずは、いつも繰り返している作業から

大がかりな仕組みを最初から作る必要はありません。

「回答が届いたら別シートへ写す」「月末に費目別の金額を合計する」。そんな身近な手作業が、自動化を検討するきっかけになります。

ご自身の作業でもできそうか気になったら、ココナラの出品ページをご覧ください。対応する内容や進め方をご案内しています。

本サービスはGoogle公式のサービスではありません。
Google、Gmail、Googleスプレッドシート、Googleフォームは Google LLC の商標です