写真つき日報を後から探せるように受け取る方法

現場から日報が上がってくる。写真も付いている。その日のうちに目は通しているし、気になることがあればその場で返している。届いた順に流れていくだけだが、日々のやり取りとしてはこれで回っている。

詰まるのは三か月後だ。「あの現場、足場を組んだのはいつだったか」と聞かれて探しに行く。チャットの履歴をさかのぼり、個人あてに届いたメールを開き、印刷して綴じたファイルをめくる。三十分かけて、結局出てこない。写真は確かに受け取ったはずなのに、どこにあるのか分からない。

日報の困りごとは、書き方ではなく受け取り方の側にある。その日に読むための形と、あとから探すための形は別物だ。前者だけで作ると、後者はいつまでも出てこない。写真つきの日報をあとから使える形で受け取るために、先に決めておくことを書く。

誰が何のために読むかで、項目は決まる

項目を足すのは簡単だ。安全確認、天候、作業人数、翌日の予定、所感。並べていくと、それらしい様式になる。ただ、その一つ一つに「誰が、何のために読むのか」の答えがあるかというと、たいてい半分は出てこない。

読まれない項目は、書くほうがすぐに見抜く。空欄が増え、前日のコピーが増え、やがて全部が「異常なし」で埋まる。読まれない日報は、たいてい項目が多すぎる。減らすのが先で、増やすのは後でいい。

決め方は単純で、項目ごとに「これを見て、誰が何をするか」を一行だけ書いてみる。請求の根拠になる、翌日の段取りに使う、あとで経緯をたどる。このどれかに当たらない項目は、記録として持つ理由がない。

移動中に、文章は書けない

その場で入力してもらう前提なら、片手で、立ったまま、数分で終わる形にする必要がある。現場を出る時間は毎日ちがうし、そのあと次の現場へ移る。落ち着いて文章を書ける場面は、一日のどこにもない。

だから入力欄は、選択で埋まる形にする。現場名は登録済みの一覧から選ぶ。作業の区分も選ぶ。数量は数字を打つだけ。文章で書いてもらうのは「気づいたこと」の一つだけにして、あとは選択と数値で構成します。

写真も同じで、撮ってから提出までの手数を減らす。その場で撮って、そのまま送れる。あとでパソコンに移して、名前を付けて、フォルダに入れて、という段取りが挟まった時点で「まとめて週末に」が始まる。

写真は、1枚で数MBある

見落とされやすいのがここ。今の端末で撮った写真は、そのままだと1枚で数MBある。1件に3枚、1日に20件なら、それだけで1日200MBを超える。文字だけの日報が何万件あっても届かない量が、写真だけで毎日積み上がっていく。

一年ぶんが数十GBになるかどうかは、置き場所の費用に直接効いてくる。無料の範囲で収まるのか、有料の段に乗るのかがここで分かれるので、1日何件・1件何枚までを先に決めておく。件数の見込みが立たないなら、多いほうの数字で見ておきます。

対処は難しくない。保存する前に長辺を1,600ピクセルほどまで縮めると、1枚300KB前後になる。現場の写真は「どこで何をしたか」が分かればよく、印刷に耐える解像度まで要ることは少ない。

元の大きさのまま残すかどうかは、業務によって答えが変わる。検査の記録として保管が要るなら残す。日々の報告なら縮めてよい。ここは着手前に決めておく項目で、あとから方針を変えると、過去に受け取ったぶんの扱いが面倒になる。

提出したかどうかは、一覧で見る

催促を記憶に置くと、必ず抜ける。抜けるのは決まって誰かが休んだ日のぶんだ。いつも出す人が出していなければ違和感が残るが、そもそも現場に来ていない人のぶんは、頭の中の「未提出」に最初から載らない。

だから、未提出の人を覚えておくのではなく、提出された記録の側から出す。今日その現場に入る予定だった人の一覧と、今日届いた日報を突き合わせて、差を画面に出す。人の記憶を経由しないので、休みの日も、担当が代わった日も同じように残ります。

未提出の一覧は、頭の中に置かない。提出された記録との差として、画面に出す。

もう一つ、提出した日時は記録の側に持たせておく。作業日を手で入れる形だけにすると、一週間後にまとめて入力された日報が「その日に出したもの」と区別できなくなる。作業日と提出日時は別の値として持つ。経緯をたどるときに効いてくるのは、たいてい後者のほうだ。

数える項目を、文章に混ぜない

「本日は3階部分の配管を2箇所、午前中に対応しました」。読む分にはこれで足りている。ただ、月末に「今月の対応箇所は合計いくつか」と聞かれたときに、この文からは数えられない。同じ作業を「2か所やりました」と書く人もいるからだ。

あとで集計したいものは、受け取る時点で欄を分けておく。箇所数は数値の欄、作業時間は開始と終了の選択。文章から数字を抜き出す方法は、件数が増えるほど当たらなくなる。書き方が人によって違うからだ。

線引きは「その項目を、いつか合計するか」の一点でいい。合計するなら欄を分ける。しないなら文章のままでよい。迷ったら分けておくほうが、後の手間は小さい。集めたあとで欄を分けようとすると、過去のぶんを人が読んで拾い直すことになる。

紙をやめられない現場もある

元請けの様式で提出の形が決まっている。全員に端末を持たせられない。通信の入らない場所がある。こういう条件が一つでもあるなら、日報そのものを電子にするのは無理がある。無理を通すと、現場が二重に書く羽目になるだけだ。

それでも止められるところはある。事務所での打ち直しだ。現場は今までどおり紙で書き、事務所側は紙を見ながら数値の欄だけを入力する。文章は打ち直さず、紙を撮った画像を一緒に残しておけばいい。

全部を電子にしようとすると、たいてい現場のほうが止まる。集計に要る数字だけを電子で持ち、原本は紙のまま置いておく。この形なら現場の手順を変えずに、月末の集計と、あとから探す作業だけが先に軽くなる。

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当方は元金融系のシステムエンジニアで、Excel・紙で回している業務を、月額0円の買い切りWebアプリにしている。日報であれば、写真つきの提出、未提出の一覧、月ごとの集計までを一つの形にして請けている。項目がまだ固まっていない段階で構いませんので、今の様式と、写真を月にどのくらい撮るかだけ持って、ココナラのメッセージからご相談ください。