kintoneのフォーム設計｜入力を減らして使いやすい営業報告を作る【実践記③】

前回、kintoneで顧客管理を作り始めました。

最初は「文字列（1行）」が何なのかも分からない状態。

テンプレートを使ってみたものの、

項目が多すぎて結局一から作ることにしました。

そして最後に出てきたのが、

「テーブル」

でした。

テーブル？

なんそれ？w

今回は、このテーブルを使った顧客管理と、

そこから営業報告アプリを作っていった話です。

■テーブルは、分かれば意外と簡単だった

ChatGPTに聞きながら、実際にテーブルを触ってみました。

kintoneのテーブルは、同じ種類の情報を複数登録したいときに使えます。

今回使いたかったのは、顧客の担当者情報。

会社によって、担当者が1人とは限りません。

バイヤーがいて、店長がいて、経理担当者がいることもあります。

普通の入力欄だけで作ろうとすると、

「担当者1」

「担当者2」

「担当者3」

というように、最初から人数分の項目を用意しなければなりません。

でもテーブルなら、必要になったときに「＋」で

行を追加できます。

その中に、

担当者名。

役職。

電話番号。

メールアドレス。

など、必要な項目を配置していく。

あ、そういうことね。

仕組みが分かれば、意外と簡単でした。

昨日まで「文字列（1行）って何？」と言っていた人間が、

テーブルを使えるようになりました。

いいぞ。

完全に自己満足ですが。笑

■最初の顧客管理が完成

そんな感じで、最初の顧客管理アプリが完成しました。

今振り返れば、かなりシンプルです。

でも、最初からそれでいいと思っていました。

私は基本的に、めんどくさがりです。

入力項目が多いだけで嫌になります。

しかも、このシステムを使うのは私だけではありません。

ITが得意ではない人も使います。

だったら、高機能なものを作るより、

できるだけ迷わない。

できるだけ入力しない。

そっちの方が大事です。

必要な機能は、実際に使ってから追加すればいい。

顧客管理は、ひとまずこれで完成。

次は営業報告です。

■営業報告に本当に必要な情報を考える

営業報告で知りたいことも、ある程度決まっていました。

・いつ

・どの会社に

・誰が

・何をしたか

・結果はどうだったか

・次に何をするか

・案件になりそうなのか

基本的にはこれだけです。

営業日報を書くこと自体が仕事になってしまったら意味がありません。

長文の日報を書いてもらいたいわけでもない。

後から見たときに、

「この会社に誰が何した？」

が分かればいい。

ChatGPTにも、

「できるだけ簡単に入力できる営業報告にしたい」

と伝えました。

そこで決めた目標が、

「30秒くらいで入力できる営業報告」

です。

30秒ならギリ許す。笑

活動日、顧客名、活動内容、活動結果、次回予定日。

必要な情報をかなり絞りました。

■文字入力ではなく「選ぶ」ようにする

営業報告を作っている途中で、ChatGPTから一つ提案がありました。

「活動種別をドロップダウンにしたらどうか」

というものです。

例えば、

訪問。

電話。

メール。

商談。

最初は、

「別になくてもいいかな」

と思いました。

でも、営業履歴を後から見返すことを考えると便利です。

毎回、活動内容の文章を読まなくても、

訪問したのか。

電話したのか。

商談したのか。

パッと見て分かります。

これは確かにいい。

採用。

同じように、活動結果なども選択肢から選べるようにしました。

■ようやく「フォーム」の意味が分かってきた

この辺から、ようやくkintoneのフォームが何なのか分かってきました。

何でも文字で入力する必要はありません。

自由に書いてほしいものなら、文字列。

日付なら、日付。

決まった選択肢から選んでほしいなら、ドロップダウン。

同じ種類の情報を複数登録するなら、テーブル。

入力する情報に合わせて、フィールドを使い分ければいい。

今考えれば当たり前の話です。

でも少し前まで、

「フォームからドロップ？何を？」

くらいの状態でした。

自分としては結構な進歩です。

そして何より、

ドロップダウンなら文字を入力しなくていい。

選ぶだけ。

いいね。

そういうのでいい。

いや、

そういうのがいい。

できるだけ入力したくない。笑

■業務システムは「入力する側」で考える

ここまで作って、一つ考え方が固まってきました。

業務システムは、

「どれだけ情報を集められるか」

だけで考えない方がいい。

入力する人にとって、

どれだけ簡単か。

どれだけ迷わないか。

どれだけ入力する量を減らせるか。

そこも同じくらい重要です。

入力するのが面倒になれば、だんだん入力されなくなります。

入力されなければ、当然データも蓄積されません。

せっかくシステムを作っても、使われなければ意味がない。

だから私は、

選べるものは選ぶ。

自動化できるものは、できるだけ自動化する。

という方向で作るようになりました。

■顧客管理と営業報告ができた。でも……

こうして、

顧客管理。

営業報告。

2つのアプリが、とりあえず形になりました。

少しずつkintoneの使い方も分かってきます。

ただ、実際に毎日使うことを考えると、一つ気になることが出てきました。

顧客管理に会社名を登録する。

その会社に営業したら、営業報告にも会社名を入力する。

次に営業したら、また会社名を入力する。

……。

これ、毎回やると？

顧客管理に一度登録した情報を、営業報告でもまた入力する。

二重入力です。

絶対だるくなる。

ただでさえ入力したくないのに、

同じことを2回入力するなんてもっと嫌です。

Excelの面倒をなくすためにkintoneを使い始めたのに、

kintoneで新しい面倒を作ったら意味がありません。

■同じ情報を2回入力したくない

そこでChatGPTに相談しました。

「顧客管理に登録した会社を、営業報告でもう一回入力したくない」

すると、

「顧客管理と営業報告を連携させればいい」

という回答。

なるほど。

……。

連携？

どうやって繋ぐん？

■次回：顧客管理と営業報告を繋げたい

次に取り組むことになったのが、アプリ同士の連携です。

顧客管理に一度登録した会社情報を、営業報告でも利用する。

同じ情報を何度も入力しない仕組みにしたい。

そこで初めて使うことになるのが、

「ルックアップ」

という機能でした。

もちろん、この時点では、

ルックアップ？

なんそれ？

です。笑

次回は、顧客管理と営業報告を繋げて、二重入力を減らしていきます。

■kintoneのフォーム設計・業務改善についてご相談いただけます

「入力項目が多くてkintoneが使いづらい」

「Excelからkintoneへ移行したい」

「kintoneを導入したけど、どう設計すればいいか分からない」

といった場合は、現在の業務や管理方法から整理することも可能です。

最初から多機能なアプリを作るのではなく、

実際に使う人が迷わず入力できること。

必要な情報だけを管理すること。

そうした部分も含めて、業務に合わせたkintoneアプリをご提案しています。