長いメール、全部読む前に3行にしてもらう

こんにちは。お店のWebサイト診断をしているユータです。

長いメールや案内の紙が来ると、「あとで落ち着いてから」と閉じてしまう。そして返事が遅れる。読むのが遅いのではなく、いきなり全部読もうとしているだけです。順番を変えると片づきます。

■ 全部読まないと分からない、は思い込み

長い文章のうち、あなたに関係があるのはたいてい数行です。残りは前置きと決まり文句。でも読む前はどこが要るか分からないので、頭から追うことになる。そこで時間が溶けます。

■ 3分でできる手順

1. メールの本文をまるごとコピーする（紙なら写真を撮る）

2. AIに貼って、「これを3行にまとめてください。そのあと『わたしがやること』と『いつまでか』を箇条書きで出してください」と頼む

3. 3行を読んで、大事そうだと分かってから、元の文章を自分で読む

大事なのは3の順番です。要約で終わらせるのではなく、要約は"どこを読むか決めるための地図"として使います。

■ なぜ効くのか

先に地図があると、同じ文章でも読む速さが変わるからです。「これは値上げの話だ」と分かってから読むと、数字の行が目に飛び込んできます。知らずに読むから、全部が同じ重さに見えるんです。

■ 決めごとは、要約だけで判断しない

契約・お金・期限がからむものは要注意です。AIは、書いていないことをそれらしく足すことがあります。要約は「読む順番を決める」までに使い、決めるときは必ず元の文章を読んでください。むずかしければ、その場で相手に「この理解で合っていますか」と1行返す。それがいちばん早くて確実です。

■ 貼る前に消しておくもの

料金表や見積書には、相手の会社の担当者名や連絡先が入っています。要約に必要ないものは、貼る前に消す。中身を短くしたいだけなら、名前は要りません。

■ これは長い規約や説明書にも通じます

使えるのはメールだけではありません。予約サイトの規約、機材の説明書、補助金の案内、保険の書類。「読まなきゃと思って積んである紙」は全部この方法が使えます。まず3行にしてから、読むかどうかを決める。

■ まず自分でできる第一歩

今日は、受信箱でいちばん長いメールを1通だけ選んでください。貼って、3行にしてもらう。3分です。開いた瞬間に閉じていたあの1通が、今日中に片づきます。

▼ お店でのAI活用、マンツーマンでお手伝いします

「うちに来る書類だと、どんな頼み方がいいか」を、実際のメールを見ながら一緒に決めていきます（元教員なので、長い文章を短くして伝えるのは本職でした）。

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