「この作業の手順を書いて」と言われて、手が止まる。画面を録画してAIに渡したら早かった

「この作業、どうやっているか書き出してください」と頼まれて、手が止まったことはありませんか。

毎日やっている作業ほど、言葉にしようとすると抜けが出ます。どのボタンを押したか、どの順番で開いたか。体が覚えている操作は、本人にとって当たり前すぎて書き忘れます。

先日、本業の職場で、自分が一度も使ったことのないソフトの作業を業務効率化アプリにする機会がありました。

手順を聞いてメモにする代わりに、作業している画面を録画して送ってもらい、その動画をAIに読み込ませて手順を分析させました。読み取った手順をもとにミニアプリを作り、8割くらいまで形になりました。最後は実際に動かしながら、アプリを使う人と一緒に確認して、1時間で仕上げました。

説明を文章で集めるより、操作をそのまま渡すほうが早い場面があります。

まず試せるのは、説明しにくい作業を1回分だけ録画することです。

Windowsなら「Windowsキー＋Alt＋R」、Macなら「Shift＋Command＋5」で画面を録画できます。説明の声はなくても構いません。お客様の名前や社外に出せない情報が映る場合は、ダミーのデータで操作してください。

その動画をAIに渡して「この操作の手順を書き出して」と頼めば、アプリにしなくても手順書の下書きになります。引き継ぎや、担当が休んだときの備えにも使えます。

アプリにして手間を減らしたい場合は、録画とは別に「どこで手が止まるか」「どこで間違えやすいか」を一緒に確かめる必要があります。動画に映るのは操作で、困りごとまでは映らないからです。

ご相談の際は、実データを消した画面のスクリーンショットか、ダミーデータで操作した録画を見せてください。どこまでをアプリにするか、その操作に合わせて考えます。

今日は、説明しにくい作業を一つ選んで、1回分だけ録画してみてください。