同じ質問への返信を、毎回ゼロから書いていませんか？

「当日は何を用意すればいいですか？」

「どのような順番で進みますか？」

サービスを案内するとき、似た質問が何度か届くことがあります。以前の返信を探してコピーし、相手に合わせて直して送る。たとえば、そんな作業です。

毎回書き直すのも手間ですが、そのままコピーすると、前の相手の日付や条件を残してしまいそうです。

そこで、返信を「毎回同じ部分」と「今回確認する部分」に分けてみます。

準備物の一般的な説明は、ひな形として保存する。日時、選んだプラン、相手の環境などは、送る前に確認する項目にします。

保存するときの名前も、「返信その1」より「初回の準備物を聞かれたとき」のほうが、使う場面から探せます。

文章を保存するだけでなく、どこを確認してから送るかまで残します。

AIで返信案を作る場合にも、確定した案内文と、今回分かっている条件を渡します。分からないことは補わせず、確認が必要な項目として出してもらいます。送信前の確認は自分で行います。

私の場合、記事にコメントをもらったときは、AIに返信の案を2つ作ってもらいます。どちらを送るかは自分で選び、送信のボタンも自分で押します。

数字や実績は、AIに任せると話が大きくなりがちです。そこで、確かな数字だけを並べた表を1枚作り、AIにはその表にある数字だけを使ってもらっています。

料金やサービス内容を変えたら、ひな形の更新も必要です。たくさん作るより、まずよく聞かれる質問を一つ選び、今の案内として使える状態にするところから始められます。

相談内容を整理したい方は、「どの説明を繰り返しているか」を教えてください。相手の名前や個人情報を伏せた、質問の種類だけでも構いません。

次に同じ質問が届いたとき、探し直さず開ける一文を用意してみませんか。