「あの資料、どこだっけ？」を減らす、小さな一覧表

たとえば、お客さんに送る説明資料を探す場面。

パソコンのフォルダを開き、メールの添付を見直し、最後は以前のやり取りを検索する。見つけたあとも「これが今の版だったかな」と迷う。

資料を作るより、探すところで手が止まることがあります。

9年前にスキャンした、探しものの本

本棚に、勝間和代さんの『効率が10倍アップする新・知的生産術』という本があります。副題は「自分をグーグル化する方法」。情報をためて、すぐ取り出せるようにするための本です。

その中に、こんな一文があります。

「私たちはよく、自分が作ったワードやメール、PowerPointの資料がどこに行ってしまったのか、探すことがあります。」

（『効率が10倍アップする新・知的生産術』勝間和代著、p.136）

この本を読んだのは、2017年の10月です。

2017年の自分は、とにかく、あらゆるものに効率化を求めていました。ブログを書いていたこともあって、「知的生産」というものに憧れていたのだと思います。

706冊に、入口を1枚ずつ作った

あれから9年。スキャンした本は706冊になりました。

先日、それぞれの本を「いつ買ったか」を知りたくなりました。記録は、注文のメールにずっと残っていました。でも、探す入口がなかった。9年分のメールから1冊ずつ拾うのは、AIに手伝ってもらいました。

今は、1冊ごとに1枚のカードを作っています。書名と著者、元のPDFの場所、いつ買って、いつスキャンして、いつ手放したか。PDFそのものは動かさず、カードから開けるようにしました。

あの本には、名刺の整理について、こんな一文もあります。

「氏名、会社名、メールアドレス、この3つだけは間違えないように訂正して、後は適当です。」

（同、p.134）

全部をきれいに整えなくていい。探すときに使う項目だけ、確かにしておく。

資料を全部動かさなくても、入口を一つ作ることはできます。

コピーを増やすと、正本が分からなくなる

もう一つ、最近やってしまった失敗があります。

作業のために、本のPDFや画像のコピーを、同期しているフォルダにためすぎました。原本は別の場所にあるのに、コピーだけが増えて、同期の容量を超えてしまったのです。

一覧表を作るときも同じで、資料のコピーを置かないのがコツです。元の資料を開けるリンクを置けば、直す場所が増えません。リンク先を移動したときには、一覧も直します。

まず試せるのは、よく探す資料を5つだけ選ぶことです。メモや表に「何に使うか」「どこにあるか」「いつ確認したか」の3つを並べます。

たとえば「初めての方に送る案内／保存先へのリンク／確認日」。ファイル名を思い出す代わりに、使う目的から探せるようになります。

自分に合う整理の仕組みを相談したい方は、「どんな資料を、どんな場面で探しているか」を教えてください。使っている道具と作業の流れから、一緒に整理します。

まずは、次に探しそうな資料を一つ、一覧に入れるところからです。