メール1通から、返答・保存・分析・報告まで。事務の「流れ」ごとAIに任せてみた

こんにちは。沖縄で小さな会社を経営している N. Koki です。

このブログでは、小規模企業の社長に向けて「明日から使える仕組みづくり」を毎週1本お届けしています。

第4回のテーマは「メール」です。

■ 朝、メールを開くのがちょっと憂うつだった

経営をしていると、毎日いろんなメールが届きますよね。

取引先からの問い合わせ、注文、見積りの依頼、請求の確認…。

1通読むと、やることが芋づる式に出てきます。

返事を書く。必要なら書類をつくる。フォルダに保存する。数字をまとめる。誰かに報告する。

1つ1つは大したことないんです。

でも、これが毎日何十通と重なると、気づけば午前中が終わっている。

「今日こそ営業に出よう」と思っていたのに、また机から離れられない。

そんな日が、正直何度もありました。

■ だったら、流れごとAIに渡してみよう

そこで今は、この一連の流れをClaude（AI）に回しています。

【1】メールを読む

届いたメールから、必要な情報（誰から・何の件・数量や日付など）を拾い出します。

【2】返答の書類をつくる

その情報をもとに、返答に必要な書類を作ります。

【3】ファイルに保存する

決めたフォルダに、決めた名前で保存します。あとで探すときに困りません。

【4】分析する

これまでの分とあわせて、件数や金額の傾向をまとめます。

【5】まとめをメールで返す

最後に、要点をまとめたメールを作って送ります。

私がやるのは、出てきたものを確認して「OK」を出すこと。ほぼそれだけです。

■ 正直、最初は怖かった

と書くと簡単そうですが、最初から信用していたわけではありません。

お客様に送るメールです。間違えたらどうしよう。変な文章を送ったら恥ずかしい。

最初のころは、結局ぜんぶ自分で読み直していました（笑）

でも、やっているうちに気づいたんです。

AIが間違えるところは、だいたい決まっている。

そこだけ確認すればいい。全部を自分でやる必要はないんだ、と。

ちなみに、AIへの頼み方も最初はひどいものでした。

「このメールに返事して」だけ。そりゃ思った通りにはなりませんよね。

「誰に」「どんな書類で」「どこに保存して」「何をまとめて」まで、毎回同じ順番で伝えるようにしたら、急にうまく回り始めました。

これって営業と同じなんですよね。

うまくいったやり方を「型」にする。結局そこに行き着くんだなと思います。

■ まとめ

・メール1通の裏には、返答・書類・保存・分析・報告という「流れ」がある

・1つずつではなく、流れごとAIに渡すと一気に楽になる

・社長の仕事は「つくる」から「確認する」に変わる

・AIへの頼み方は「型」にする。毎回同じ順番で伝える

■ 今日からできる、最初の一歩

今日届いたメールを1通だけ選んで、

「このメールのあと、自分は何をしたか」を書き出してみてください。

返事を書いた、書類を作った、保存した、誰かに伝えた――。

それが、AIに任せられる「流れ」の設計図になります。

■ 事務をAIに任せる方法を、一緒に整理します

「うちのメール対応にも使えるのかな？」という社長へ。

業種や作業の内容をお聞きして、どこからAIに任せられるかを一緒に決めます。

ご購入前に、まずはお気軽に内容をお聞かせください。

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