請求書・納品書の入力を減らす3つの方法｜手入力から卒業するために

毎月届く請求書や納品書を、手でExcelに入力していませんか。入力の手間と、ミスの確認の時間を、減らす方法を3つに分けて整理します。

■ 方法1　入力する項目を、先にそろえる

・取り出す項目を、決める（日付、取引先、品名、数量、金額、など）

・書類の種類ごとに、表の形を1つに決める

項目がそろうと、あとで集計や検索がしやすくなります。これだけでも、後の手間が減ります。

■ 方法2　相手から、電子データで受け取る

取引先が、電子データ（CSVやExcel、PDF）で出してくれるなら、手入力が不要になることがあります。紙でしか受け取れない取引先だけを、別の方法で処理します。

■ 方法3　紙の書類は、写真から読み取って表にする

紙で届く書類は、撮影して、AIで文字を読み取り、表（CSV）にする方法があります。

・手入力より速く、見直しがしやすい

・「品目の合計」と「小計」が一致するかを、自動で確認できる

ただし、AIの読み取りは100%ではありません。 特に金額は、確認しながら使うのが安心です。手書きや、かすれた書類は、読み取りにくくなります。

■ 向き・不向き

・向いている: 毎月、同じ種類の書類が、まとまった枚数で届く

・向かない: 書類の種類が、毎回バラバラで、枚数も少ない（手入力のほうが早いことがあります）

■ 取り扱いの注意

書類を外部のAIサービスに送る場合は、個人情報や取引先名が入っていないかを、先に確認してください。

まず少ない枚数で試したい方、毎月の仕組みにしたい方、それぞれ、お引き受けしています。

▶ レシート10枚までをExcel表にします（お試し向け）

▶ 紙書類・レシート写真をデータ化するツールを作ります（毎月の仕組みづくり）