「確認しました」で終わらせない。仕事の完了基準を3行で書く方法

「確認しておいて」と頼んだ仕事が、予定どおり終わらない。

本人に聞くと、「確認しました」と返ってくる。でも、抜けや間違いがあとから見つかる。

こうした行き違いは、担当者の注意力だけが原因とは限りません。「何をもって確認完了とするか」が共有されていないことがあります。

たとえば、申込書を確認する手順に、次のように書かれていたとします。

申込内容を確認する。

この一文だけでは、読む人によって確認する範囲が変わります。

・名前だけ見ればよいのか

・日付や希望内容も見るのか

・空欄があったとき、誰に確認するのか

・どの状態になったら次へ進めるのか

経験者には分かっても、初めて担当する人は判断に迷います。

そこで私は、手順を次の3つに分けて考えます。

1．見る項目

何を確認するのかを具体的に書きます。

例：申込日・希望日・担当者欄の3項目を見る。

2．不足があったときの動き

問題があった場合の行動を決めます。

例：空欄があれば申込者へ確認し、一覧に「回答待ち」と記録する。

3．完了の印

どの状態になったら作業完了なのかを決めます。

例：3項目がそろったら、一覧の確認欄にチェックを入れる。

3つをつなげると、手順は次のようになります。

①申込日・希望日・担当者欄に記入があるか確認する

②空欄があれば申込者へ確認し、一覧に「回答待ち」と記録する

③3項目がそろったら、確認欄にチェックを入れる

※申込書と項目名は説明用の架空例です。

この書き方なら、担当者は「どこを見るか」「不足時に何をするか」「どこまで終えればよいか」を同じ基準で判断できます。上司も、作業がどこで止まっているかを確認しやすくなります。

いまの手順書を見直すチェック

手順書に「確認する」「対応する」「適切に処理する」と書かれていたら、次の3点を確認してみてください。

・見る項目が書かれているか

・不足や例外があったときの動きが書かれているか

・完了したことが分かる印や記録先があるか

すべて書き直す必要はありません。質問やミスが多い手順から、この3点を足すだけでも改善できます。

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