請求書作成に毎月半日かけている人へ｜自動発行の作り方と、止めておくべき一線

請求書づくりは3つの作業に分かれます。そのうち2つは、ほぼそのまま自動にできます。残る1つをどう扱うかで、うまくいくかどうかが決まります。

月末になると、半日が消える。請求書の作成は、そういう作業の代表格だと思います。

しかも厄介なのは、疲れているときに数字を扱うことです。金額の桁を間違えても、送ったあとで気づきます。

まず、何に時間がかかっているのかを分ける

「請求書に半日かかる」と言うとき、その半日の中身はだいたい3つに分かれます。

いちばん時間を食っているのは、請求書を作る作業ではありません。金額を集めて、確認する作業です。

今月この取引先にいくら請求するのか。それを確定させるために、メールを遡り、作業記録を見て、担当者に確認する。ここに半分以上が消えています。

具体的に何が起きているかというと、情報を探す作業です。追加作業が発生したという連絡はメールに来ている。作業した日はカレンダーに入っている。単価は契約書のどこかに書いてある。この3か所を突き合わせないと、金額が決まりません。

それを取引先の数だけ繰り返す。10社あれば10回です。だから半日かかります。

ここを見落として「請求書の作成を自動化したい」と考えると、自動化しても時間があまり減りません。テンプレートに流し込む部分だけが速くなっても、その手前が変わっていないからです。

請求書づくりは、3つの作業でできている

集める、形にする、届ける。この3つです。

このうち「形にする」と「届ける」は、ほぼそのまま自動にできます。決まった項目を決まった位置に並べる作業と、PDFにして保存する作業に、人の判断は要りません。

残る「集める」だけは、判断が残ります。ここを機械に任せきると、事故が起きます。

自動にできるのは、どこまでか

計算、作成、PDF化、保存、メールの下書き。ここまでは自動でいけます。

逆に、自動にしないほうがいいものもあります。値引きの判断、締め日を過ぎた分の扱い、そして金額が前月と大きく違うときの確認です。

最後のものは特に重要で、仕組みに組み込む価値があります。前月と比べて金額が大きく動いた行だけ、色をつけて目立たせる。それだけで、送る前に気づけるようになります。

元になる一覧を、1つだけ用意する

ここが、この記事でいちばん伝えたい部分です。

請求のもとになる一覧を、1つに保つ。取引先、内容、金額、そして確定したかどうか。これが1か所にまとまっていれば、そこから先は機械の仕事になります。

逆に、この一覧が2つに分かれた瞬間、すべてが崩れます。営業が持っている表と、経理が持っている表で金額が違う。どちらが正しいのか分からない。こうなると、自動化の話は先に進みません。

一覧に持たせる列は、5つで足ります

取引先、内容、金額、請求する月、そして状態。この5つです。

「状態」の列がいちばん重要で、ここに確定か確認中かを入れておきます。自動化する側は、確定の行だけを拾って請求書にします。この1列があるだけで、まだ決まっていないものが誤って発行される事故を防げます。

列を増やしたくなったら、それは請求書に載る情報かどうかで判断してください。載らない情報は、別の表に置いたほうが管理しやすくなります。

実際のところ、相談を受けて最初にやることの多くが、この「一覧の統合」です。仕組みを作るより地味な作業ですが、ここが済んでいないと何を作っても壊れます。逆に言えば、ここまでは自分でできる作業でもあります。

どの項目が、どこから入るのか

色をつけた部分が、一覧から差し込まれる場所です。宛先、番号、日付、明細、金額、期限。それ以外の部分は、毎回同じなので固定しておきます。

この図で確認してほしいのは、差し込む箇所が思ったより少ないということです。請求書は複雑に見えますが、変わるのは一部だけです。

送るところまで自動にするか、手前で止めるか

結論から言うと、最初は手前で止めることをおすすめします。

PDFとメールの下書きまで作って、送信ボタンだけは人が押す。この形にしておくと、宛先の取り違えや金額の見間違いを、最後に1回だけ確認できます。

毎月まったく同じ金額の相手が多い場合は、送信まで自動にしても回ります。ただ、間違えたまま送ってしまうと取り消せません。3か月ほど動かして問題が出なければ、そこから自動にする。この順番が安全です。

確認といっても、1枚ずつ細かく読み直す必要はありません。見るのは、件数が合っているか、前月と大きく違う金額がないか、宛先が空欄になっていないか。この3点だけで、事故のほとんどは防げます。

半日かけて全部を作っていた頃と比べれば、確認だけなら10分ほどです。

適格請求書の記載事項

自動で作る場合、記載事項が毎回そろっているかどうかを、仕組みの側で担保しておく必要があります。

手で作っていたときは、うっかり抜けても気づけました。自動になると、抜けたまま何十枚も出てしまいます。

ひな形を作る段階で、この6つが必ず入る形にしておく。特に登録番号は固定値なので、忘れずにひな形へ埋め込んでおきます。

もう一点、控えの保存についても触れておきます。電子で受け渡しした請求書は、電子のまま保存しておく必要があります。作ったPDFを決まった場所に自動で保存する仕組みにしておけば、この部分は自然に満たせます。

逆に、PDFを作ってメールに添付したあと、手元に残していない状態になっているケースをときどき見かけます。自動化するなら、保存までを1つの流れに含めてしまうのが確実です。

番号と控えの決まりを、先に作る

請求書番号の付け方と、保存するファイル名。この2つは、動かし始める前に決めてください。

理由は単純で、あとから変えるのがいちばん面倒だからです。すでに発行した分と新しい分で形式が違うと、探すときに二度手間になります。

番号の付け方で多いのが、意味を詰め込みすぎて破綻するパターンです。取引先コードも入れたい、案件区分も入れたい、としているうちに、番号が長くなりすぎて誰も読めなくなる。日付と連番だけで足ります。重複しないことのほうが、はるかに大事です。

よくある失敗① 見た目を作り込む

ロゴの位置、罫線の太さ、フォント。ここに時間をかけたくなる気持ちはよく分かります。

ただ、受け取る側が見るのは、金額と振込先と期限くらいです。体裁は動き出してからいくらでも直せます。先に固めるべきなのは、どの項目をどこから持ってくるか、のほうです。

よくある失敗② 例外処理を最初から入れる

月の途中で解約された場合は。値引きが入る場合は。前払いの場合は。考え始めると、きりがありません。

現実的には、件数の多い8割を自動にして、残りは手で作る。これで十分です。

半日が1時間になれば、目的は達成しています。残りの2割のために設計を複雑にすると、作るのに時間がかかるうえ、壊れやすくなります。

会計ソフトを使っている場合

まず、いま使っているソフトの機能を確認してください。

毎月同じ相手に同じ金額を請求していて、件数が20件以下なら、定期請求の機能で足りることが多いです。この場合、追加の費用はかかりません。

足りなくなるのは、金額が毎月変わる場合、別の台帳から数字を持ってくる必要がある場合、そして件数が多くて転記そのものが負担になっている場合です。

判断に迷ったら、こう考えてみてください。いま手でやっている作業のうち、ソフトの画面に入力している時間はどれくらいか。ここが長いなら、その入力元を自動でつなぐ価値があります。逆に、入力自体は短くて、その手前で悩んでいる時間が長いなら、直すべきは一覧のほうです。

ソフトを乗り換える必要は、たいていありません。いま使っているものに、足りない部分だけを足すほうが安く済みます。

自分でできる範囲と、頼んだほうがいい範囲

一覧を1つにまとめる。番号とファイル名の決まりを作る。ひな形の項目を確定させる。会計ソフトの定期請求を設定する。このあたりは自分でできます。

そして、ここまでやっておくと、その先を頼むときに話が早くなります。何が決まっていて何が決まっていないかが、はっきりするからです。

費用と期間の目安

件数や、いまの台帳の状態によって変わります。すでに整っている場合は短く済みますし、一覧がばらばらの状態であれば、その整理から始まります。

手を付ける順番

一覧をまとめる、番号とファイル名を決める、PDF作成までを自動にする、送信の手前まで自動にする。この順です。

最初の2つは、システムの話ではありません。決めるだけです。ただ、ここが決まっていないと、その先で必ずやり直しが発生します。

チェックリスト

・請求のもとになる一覧が、1つにまとまっている

・請求書番号の付け方が決まっている

・保存するファイル名の形が決まっている

・適格請求書の記載事項がそろっている

・金額が前月と大きく違うとき、気づける

・最後の送信は、人が確認してから押している

まとめ

請求書の自動化でつまずくのは、たいてい技術的な部分ではありません。もとになる一覧が散らばっていること、番号の決まりが無いこと。この2つです。

逆に言えば、ここさえ整えれば、あとは順番に進むだけです。そして整える作業は、自分でできます。

「まず何から手を付ければいいか」の切り分けからご相談いただけます。いまの台帳の状態をうかがったうえで、自分で整えられる部分と、仕組みを作ったほうがいい部分に分けてお伝えします。お使いの会計ソフトで足りる場合は、そのようにお答えします。