「あの人がいないと仕事が回らない」組織に共通する3つの問題

「この件は〇〇さんしか分からない」

「担当者がお休みなので、確認してからご連絡します」

「結局、最後は自分が確認しないと進まない」

スタッフもいるし、仕事を任せているはずなのに、なぜか特定の人に業務が集中してしまう。

そんな状況になっていませんか？

私はこれまで、オンライン秘書や事務局サポートとして、さまざまな業務に携わってきました。

その中で感じるのは、業務がうまく回らない原因は、必ずしも人手不足や個人の能力だけではないということです。

今回は、そんな組織に共通しやすい3つの問題をご紹介します。

 ① 仕事の進め方が人によって違う

同じ問い合わせでも、担当者によって返信内容が違う。

確認する項目が人によって異なり、抜け漏れが発生する。

こうした問題は、担当者一人ひとりが自分の経験や判断を頼りに仕事を進めている場合に起こりがちです。

大切なのは、全員がまったく同じ行動をすることではありません。

「何を確認するか」「どこまで自分で判断してよいか」「困ったときは誰に聞くか」

こうした共通のルールをつくることです。

② 業務の全体像が見えていない

一つひとつの作業は担当者が把握していても、業務全体の流れを把握している人がいない。

あるいは、代表だけが全体を把握している。

そんな状態では、作業と作業の間で抜け漏れが起こりやすくなります。

例えば、問い合わせを受け付けた後、誰が対応し、どこに記録し、いつ完了とするのか。

業務を細かく分けるだけでなく、最初から最後までの流れを整理することが重要です。

③ 問題が起きるたびに、その場で解決している

ミスが起きたら担当者に注意する。

分からないことがあれば、詳しい人に聞く。

その場では解決できても、同じ問題が繰り返されてしまうことはありませんか？

もちろん、個別の確認や指導が必要な場面もあります。

ただ、問題が繰り返されるのであれば、人だけでなく業務の進め方そのものを見直す必要があるかもしれません。

確認項目を整理する、チェックリストをつくる、管理方法を統一する。

小さな改善でも、積み重ねることで業務は安定しやすくなります。

目指したいのは「誰かが頑張らなくても回る状態」

私は、事務局運営で大切なのは、単に目の前の仕事を代わりに処理することだけではないと考えています。

もちろん、忙しいときに誰かの手を借りることも大切です。

でも、いつまでも特定の人に頼り続けるのではなく、業務を整理し、スタッフ同士で仕事を進められる状態をつくれたら。

担当者がお休みしても、引継ぎが発生しても、安心して運営を続けられる。

そんな仕組みがあることで、経営者もスタッフも、本来取り組みたい仕事に集中しやすくなると思っています。

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